CDI - Assistante de Direction Bilingue Recherche & Développement Pharmaceutique H/F
Nous vous invitons dès à présent à découvrir notre vidéo institutionnelle :
https://vimeo.com/798738206
Assurer les missions administratives, organisationnelles et support qualité au sein du département et contribuer à l'optimisation des processus fonctionnels et d'information internes.
Activités principales :
SECURITE
- Assure sa propre sécurité et celle de ses collègues en appliquant de manière exhaustive les règles générales de sécurité de l'entreprise et alerte sa hiérarchie de toute situation à risque
GESTION ADMINSITRATIVE
- Gère les aspects administratifs de sa direction en support du fonctionnement tels que la réception et traitement des courriers, la gestion des agendas, la gestion des contrats.
- Utilise les outils informatiques dédiés (Chronos, Notilus) pour effectuer la gestion et le pilotage des notes de frais, congés payés/absences ou autres
- Applique et forme l'ensemble du département à l'application des procédures administratives
- Assure les formations aux nouveaux arrivants et assistance au département sur les processus sous sa supervision
- Suit le reporting des actions de formation dans le cadre du plan de formation validé
GESTION BUDGETAIRE
- Assure le flux de commandes/réceptions nécessaire au fonctionnement du département (à l'exclusion des consommables laboratoire)
- Effectue le suivi budgétaire en termes de réceptions globales, vérification des factures et par l'édition d'états d'avancement mensuels et d'indicateurs et alerte sur les écarts et toute anomalie et assure les investigations et corrections nécessaires
- Participer à l'élaboration et suivi du budget fonctionnement/investissement selon les matrices applicables par la saisie des données et capture des éléments d'arbitrage des sections
ORGANISATION DES DEPLACEMENTS
- Gère les déplacements de la direction en faisant preuve d'anticipation, de force de proposition et d'orientation de solutions dans le respect de la politique voyages et assure le support éventuellement nécessaire au cours de ces déplacements
- Suit les documents de voyage pour ses voyageurs (visas, ESTA, etc.)
- Est garant du flux de saisie et de remboursements liés aux notes de frais
GESTION ET SUIVI DE DOSSIER
- Organise et coordonne pour sa hiérarchie le suivi des dossiers/projets en cours ainsi que la transmission et la rédaction des informations nécessaires au bon déroulement de ces projets
GESTION DES REUNIONS ET SEMINAIRES
- Organise les réunions liées au fonctionnement du département, assure l'édition et la diffusion des agendas, prépare les documents de présentation, les comptes rendus et le suivi des actions définies quand applicable
- Organise la logistique des séminaires ou réunions, en partenariat éventuellement avec d'autres services ou avec des prestataires externes, dans le cadre du budget alloué
- Participe aux séminaires et réunions notamment en vue de d'éditer les compte-rendu
- Suit les coûts associés aux séminaires et réunions externes
- Assure un rôle de représentation de l'entreprise auprès de tout partenaire externe
QUALITE / AMELIORATION CONTINUE
- Assurer le rôle d'émetteur procédures au sein de l'équipe et contribue aux formations
- Applique une approche d'amélioration continue des processus de fonctionnement internes sous sa responsabilité en termes d'efficience de qualité ou diffusion de l'information
- Assiste l'équipe dans la mise en place d'indicateurs
Qualifications
Vous possédez un Bac +2 type Assistant Manager/Direction avec une expérience préalable de 3 à 5 dans un poste similaire obligatoire.
Vous maitrisez le Pack Office et un ERP et vous parlez couramment anglais.
Vous êtes une personne autonome, fiable et qui aime collaborer alors n'hésitez pas à postuler !
Informations supplémentaires
Poste en CDI à pourvoir de suite
Statut non Cadre, 39h00 hebdomadaire.
Package de rémunération incluant un salaire fixe selon votre profil, prime vacances, intéressement et participation + plan épargne entreprise, Mutuelle/prévoyance, Tickets restaurants (un par jour), 19 jours de RTT, CSE, Accompagnement dans la recherche d'un logement, Remboursement à 50% des abonnements aux transports collectifs, Événements/actions favorisant le bien-être au travail
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