Gestionnaire Administratif Événementiel H/F
La Direction de la Logistique et des Moyens Généraux inscrit son action dans les projets stratégiques d'envergures départementaux. Elle assure une fonction transversale en interne. Elle apporte une fonction d'appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l'action départementale auprès du public. Elle participe par ailleurs activement à la mise en oeuvre du projet de gestion de la relation citoyen.
En rejoignant le Département, vous mettrez en oeuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante
MISSIONS :
Sous l'autorité du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l'ensemble des demandes de soutien
logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des événements.
Vous êtes le point d'entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en
vigueur. Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d'informations par le biais de divers indicateurs.
ACTIVITES :
- Etre le point d'entrée dans le recensement et l'identification des besoins liés aux événements des différents pôles/directions
- Assurer la gestion applicative de la boîte générique des demandes de soutiens logistiques événementiels
- Gérer en relation avec le chef d'unité et les régisseurs événementiels les formulaires de demande de soutien logistique
- Gérer et tenir à jour le planning évènementiel au fur et à mesure des demandes/modifications. Informer les services concernés des évolutions inopinées
- Assurer le suivi des demandes de réservations d'espaces événementiels
- Assurer le suivi du process des demandes en étant le garant des imprévus et aléas potentiels liés aux activités évènementielles
- Tenir à jour les différents plannings d'occupation des salles ou des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches événements) pour l'organisation d'événements décidés par le Département
- Informer les services organisateurs des obligations règlementaires associées à leur demandes d'événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et des frais de déplacements de l'unité
- Assurer le suivi/traitement RH des agents de l'unité : anomalies Octime, congés
- Renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer les fonctions d'assistance de l'unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, référent DSI/téléphonie pour l'unité, commande de matériels et fournitures divers
PROFIL :
- Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel titulaire a minima d'un baccalauréat (recrutement sur la base l'article L332-14 du Code général de la fonction publique)
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel
- Savoir gérer et actualiser une base d'informations
- Capacité de rédaction et de mise en forme des documents
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Savoir gérer les priorités et rendre compte
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe
- Capacité à gérer le stress
- Logiciels/outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)