Assistant - Assistante du Département Accompagnement des Etablissements de Santé H/F
L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère chargé du travail, de la santé et des solidarités. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en oeuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.
Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées, répartis au siège de l'ARS et dans les cinq départements des Pays de la Loire.
Située dans une région dynamique et attractive, l'ARS des Pays de la Loire, qui vient d'arrêter son Projet Régional de Santé, attache une grande attention à la prise en compte des territoires et la participation des usagers. Pour cela, elle a engagé une démarche de renforcement de la territorialisation.
Rejoindre l'ARS Pays de la Loire, c'est travailler au sein d'une équipe animée par une forte culture collective de politique publique.
Missions de la direction
La Direction de l'Offre de Soins (DOS) qui comporte 81 agents a pour mission d'organiser et de garantir la qualité et la sécurité de l'accès aux soins, qu'il s'agisse de soins délivrés en ville ou en établissements de santé, sur l'ensemble de la région des Pays de la Loire.
Elle veille à assurer une accessibilité à l'offre sur l'ensemble du territoire ligérien tout en veillant à la performance. Elle définit la stratégie régionale d'organisation et de gradation des soins dans une logique de parcours.
Elle est chargée de mettre en oeuvre le projet régional de santé (PRS) en lien étroit avec les directions territoriales (DT) de l'ARS.
Missions du département
Élaboration et mise en oeuvre de la stratégie de transformation de l'offre en intégrant l'ensemble des dimensions (parcours, qualité, pertinence, efficience, innovation, prévention) :
- Veille stratégique, analyse et réflexion prospective sur l'adaptation de l'offre sanitaire aux besoins en déclinaison du PRS
- Pilotage de thématiques à enjeux : médecine ambulatoire, soins médicaux et de réadaptation, périnatalité, soins critiques, hôpitaux de proximité
- Pilotage des structures régionales d'appui et d'expertise (SRAE) sur les thématiques sanitaires (Sécurité naissance, OncoPL, etc.)
- Autorisations et reconnaissances contractuelles des activités de soins
- Permanence des soins en établissement de santé (PDSES)
Accompagnement des acteurs dans les stratégies de transformation de l'offre et d'amélioration de leur performance
- Contractualisation avec les établissements (CPOM, CAQUES)
- Pilotage du dialogue de gestion des groupes hospitaliers de territoire (GHT)
Pilotage de thématiques transversales dans le champ de la performance et l'innovation
- Hospitalisation à domicile
- Certification et fiabilisation des comptes
- Retraitement comptable
- Symphonie
- Programme PHARE (achats)
- Lancement d'appel à projets innovants
- Fluidité du parcours
Supervision financière et stratégie budgétaire
- Politique d'allocation et d'optimisation des ressources et de régulation d'enveloppes aux établissements et services (dans le cadre de la stratégie financière de l'ARS)
- Contrats / Décisions de financement / Notification aux opérateurs
- Régulation et optimisation d'enveloppes (DAF, MIGAC, FMESPP)
- Analyse et approbation des EPRD, PGFP
Description du poste
Finalité et missions principales du poste
Assister la responsable du département et ses adjoint(e)s dans l'organisation quotidienne de leur travail afin de faciliter la réalisation des missions et activités.
Assurer le secrétariat du département, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Contribuer à l'organisation d'événements (journées thématiques, séminaires) en appui des agents du département.
Assister la responsable sur des sujets transversaux (ressources humaines, logistique et communication) et/ou les dossiers ponctuels ou urgents qui lui sont confiés.
Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l'activité de la responsable de département, et de ses adjoints le cas échéant :
- Gestion des appels téléphoniques, du courrier, de l'agenda et de la BAL fonctionnelle
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
- Préparation des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses
- Contribution à la circulation de l'information au sein du service et en lien avec les partenaires
- Appui à la rédaction de courriers, notes ainsi qu'à la conception de supports de présentation.
Assurer une fonction d'assistance au sein du département et contribuer à l'amélioration de son fonctionnement :
- Organisation logistique des réunions stratégiques (journées thématiques, comités consultatifs d'allocation de ressources), coordination, appui en cas de pics d'activité
- Contribution à la structuration et à l'actualisation de l'arborescence, au classement et à l'archivage
- Contribution à la publication des décisions et arrêtés au recueil des actes administratifs de la préfecture de région
- Appui à l'élaboration et à la mise à jour des procédures et outils internes pour la mise en oeuvre des activités du département (système d'information, procédures, tableaux de bord, modèles types)
- Contribution aux actions destinées à valoriser/rendre compte des actions du département.
Assurer, en appui de la responsable du département, le suivi ressources humaines et logistique :
- Suivi RH, locaux, équipements matériels/informatiques, en lien avec le pôle appui de la DOS
- Suivi et accueil des nouveaux arrivants au sein du département.
Assurer le cas échéant la continuité du secrétariat de direction et des dossiers confiés aux gestionnaires de dossiers
- Remplacement ponctuel des assistant.es de direction en cas d'absence
- Appui et/ou remplacement ponctuel du gestionnaire de dossiers autorisations lorsque la continuité ou un surcroît d'activité le nécessitent.
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs
Connaissance du champ de la santé et de ses acteurs
Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Techniques de planification
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Savoir-faire
Apporter une assistance administrative
Recueillir et traiter de l'information
S'organiser
Communiquer : partager, relayer l'information
Rendre compte
Rédiger des documents
Planifier les activités et les échéances
Savoir-être
Travailler en équipe
Discrétion professionnelle et confidentialité
Aisance relationnelle
Réactivité
Rigueur et méthode
Polyvalence
Autonomie et sens de l'initiative
Adaptabilité et disponibilité
Sens de l'écoute et du dialogue
Votre formation
Vous êtes motivé.e par une fonction transversale au sein d'une équipe et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant.e.
Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'organisation, d'initiative et êtes force de proposition.
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires et fonctionnaires ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires
Participe à la continuité de service organisée avec les agents du département
Contribution à l'organisation d'événements (journées ou forum)
Adaptabilité horaire en situation exceptionnelle (par exemple, urgence ou gestion de crise)