Agent d'accueil du service à la population F/H
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Renseignement et orientation des usagers
• Gestion, affichage et diffusion d’informations
Dans le cadre de votre activité, vos missions seront les suivantes :
ACTIVITÉS PRINCIPALES
• L’accueil physique et téléphonique des usagers (en soutien au serveur vocal)
• Le renseignement et l’orientation des usagers
• La délivrance d’un ticket aux usagers pour les inscrire dans une file d’attente électronique
• La réception et la transmission de messages à destination des services
• La gestion de l’affichage d’informations (Information publique, information sur les évènements municipaux et des partenaires)
• La gestion du fond documentaire à destination des usagers (constitution, actualisation et diffusion)
• L’enregistrement des courriers à destination du cabinet du maire dans le registre dédié
• La remise de certains dossiers accompagnée d’explications
• L’accueil et l’accompagnement des rendez-vous de Monsieur le Maire et de son équipe municipale
• L’instruction de certaines demandes liées aux affaires générales au guichet (attestations, certificats, légalisations, délivrance des livrets de famille)
ACTIVITÉS SECONDAIRES
• Gestion administrative de dossiers au sein du pôle état civil
• Mise sous pli
Participation à la mise en place des projets du service (simplification des démarches administratives, développement des démarches en ligne, renforcement des liens de proximités avec les usagers).
Soutien administrative dans la gestion de certains dossiers du service Population.
Partenaires : Usagers, autres services municipaux, élus, cabinet du maire, service technique, secrétariat général, partenaires extérieurs, fournisseurs, prestataires.
- Expérience sur un poste similaire ou en accueil du public.
- Connaissance de l’environnement territorial (organisation et fonctionnement d’une mairie).
- Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et polyvalence.
- Aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Discrétion et tenue professionnelle.
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers.
- Maitrise des techniques d’accueil et règles de communication.
- Capacité à gérer des situations sensibles.
- Force de proposition et esprit d’initiative.
- Maitrise de l’outil informatique.
Nombres d’années d’ancienneté dans un poste similaire : 1 à 3 ans
Permis : B obligatoire