Agent en charge de l'Etat Civil
• Catégorie / Grade : Catégorie C / Adjoints administratifs
• Service administratif / Secteur Etat Civil
• Sous la responsabilité de la DGS
En qualité d'Officier d'état civil, ses missions seront :
1- Etat Civil
-Constitution, délivrance et apposition de mentions d’actes d’état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, consentement, changement de nom ou de prénom) ;
-Suivi des demandes de rectification d’actes d’état civil et transmission au Procureur de la République ;
-Tenue, mise à jour et reliure des registres d’état civil (partenaires : CIG et Tribunal Judiciaire) ;
-Clôture des tables annuelles et décennales et transmission au Tribunal Judiciaire
(1 fois/an) ;
-Transmission des mentions au Greffe du Tribunal Judiciaire (1 fois/an) ;
-Suivi des dossiers de mariages, des avis de publication à mariage, du livret de famille, rectification administrative et PACS ;
-Suivi des demandes extérieures d’auditions de mariages, comptes rendus d’auditions et transmission des avis auprès des autorités compétentes.
- Organiser les cérémonies de mariage et parrainages civils
- Recensement citoyen
- Assiste l’élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains
2- Affaires Générales
- Commande et suivi (inventaire) de la logistique état civil ;
- Enregistrement, délivrance d’attestation de recensement citoyen et envoi trimestriel
- Instruction des dossiers d’attestations d’accueil
3- Cimetière
- Traitement des demandes (déclaration de décès, autorisations diverses…) ;
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion et création graphique du logiciel cimetière Gescime ;
- Instruction des dossiers de concessions « cimetière » (achats et renouvellements, travaux d’inhumations et d’exhumations en collaboration avec les pompes funèbres, titres de concessions pour les particuliers ) ;
- Reprises de concessions perpétuelles et temporaires (courriers, PV, photos, plaques d’informations…)
4- Elections
- Instruction des demandes d’inscription sur liste électorale ;
- Participer à l’organisation administrative des scrutins et tenue de bureau de vote ;
- - Mobilisation à l'occasion des élections ;
5 - Population
Assurer la gestion et suivi du recensement de la population :
- Préparer, organiser et suivre le recensement de la population
- Vérifier les adresses tirées au sort par l’Insee pour le recensement de la population
- Préparer les documents nécessaires au recensement
- Suivre les retours et saisir informatiquement les données
6 - CCAS
- Gestion administrative du CCAS de la commune
- Préparation des conseils d'admininistration
- Commandes des colis de noël
- Mise à jour régulière de la liste des bénéficiaires
Sens du service public
Esprit d’initiative
Organisation et réactivité
Autonomie
Disponibilité
Devoir de réserve
Réception et renseignements des usagers
Connaissance du logiciel MAGNUS