Réceptionniste / Guest Relation en charge de l'administratif (H/F)
Missions :
Au sein du Service Scolarité, le Réceptionniste / Guest Relation en charge de l'administratif est en étroite collaboration avec la Responsable Vie Scolaire, accueille et accompagne les étudiants et intervenants dans les différents locaux du Campus.
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique (étudiants, intervenants et partenaires.)
- Ouverture et/ou fermeture de l'établissement
- Contribuer au bon respect du règlement intérieur au sein de l'établissement
- Gestion du comptoir de la "Cafet' des Ateliers
- Veiller au respect de l'entretien des locaux
- Aide à la gestion des plannings (courtesy call, changements lors de la semaine en cours, attribution des salles.)
Gestion des salles de classe :
- Préparer les salles de classes
- Répondre aux besoins des intervenants (matériel, disposition spécifique des salles)
- Assurer le bon fonctionnement du matériel
- Vérifier l'attribution des salles sur notre logiciel AIMAIRA
Relations avec les étudiants :
- Accompagnement de nos étudiants tout au long de leur scolarité
- Communication auprès de nos étudiants sur les événements de la vie scolaire : modification de planning, masterclasses, travaux, projets, examens.
Cogestion et co-organisation d'événements internes :
- Accueil et réception des professionnels de l'hospitalité et du luxe
- Participation aux évènements pédagogiques ; rentrée, Diplomation, Career Summit, etc. - - Aide à l'organisation des masterclasses avec la chargée du pôle Partenariat et Relations École-Entreprise
Administratif :
-Assurer le suivi des absences
- Gestion des points F. A. P. (Fiabilité Autonomie Professionnalisme)
- Gestion des dossiers administratifs des étudiants (classement, relance...)
- Assister les référent(e)s sur l'organisation d'entretien et de conseils disciplinaire
Profil :
Le/la Réceptionniste / Guest Relation en charge de l'administratif est organisé(e), rigoureux-se, proactif-ve, et polyvalent(e) doté(e) d'une excellente capacité relationnelle. Il/Elle à la capacité à travailler en équipe. Le/la candidat(e) est titulaire d'une formation de niveau Bac + 2 minimum et possède une expérience d'au moins un an à un poste équivalent.
Compétences recherchées :
- Connaissance des outils collaboratifs comme Teams et logiciel Microsoft
- Travail en réception
- Curiosité et sens de la communication
- Excellentes capacités rédactionnelles et orales en français et anglais
Qualités et profil requis :
-Communiquer et interagir, faire preuve d'agilité
- Goût du travail en équipe et aisance relationnelle, qualités d'écoute
- Pro-actif et dynamique, autonome avec le sens des responsabilités
- Organisation, rigueur et ponctualité
- Esprit créatif et curiosité intellectuelle
- Capacité à gérer son temps et à faire face aux imprévus
- Ouverture d'esprit et discrétion
- Anglais (Niveau C1), français (C2
Experience: 1 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, informer une personne,Identifier, traiter une demande client
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.