Assistante de communication polyvalente
Missions principales du poste :
- Participer au suivi administratif du service Communication
- Participer au suivi rédactionnel du service Communication
- Accompagner les services pour l’organisation d’évènements dans le cadre d’actions de communication opérationnelle et institutionnelle
Activités principales :
• Administratif :
o Suivi administratif : gestion des courriers, des mails, des données, du traitement administratif des dossiers du service Communication.
o Classement et archivages des données de communication de la collectivité
o Coordination des prestataires de service : Imprimeurs, Web, fournisseurs divers (demande de devis, suivi …)
• Rédactionnel :
o Contribuer et veiller au respect de la ligne éditoriale et rédactionnelle des outils de communication élaborés par le service Communication : réception des contenus des services, relecture et correction, coordination avec les prestataires pour la bonne exécution des publications, assurer la diffusion auprès des Mairies et des partenaires.
o Presse
Gestion de la revue de presse locale
Assurer le lien entre les services de la CCBDP et la presse, contact avec les journalistes
Planification et suivi des publications
Rédaction des communiqués de presse, des propositions d’articles et des dossiers de presse à la demande des services (les faire valider avant transmission), organisation des conférences de presse, invitations presse…
o Numérique
Site Internet :
• Participer à la mise à jour des contenus du site internet et de l’intranet via Wordpress dans le respect de la cohérence éditoriale mise en place.
• Participer à l’amélioration du site.
• Participer au référencement.
• Analyse des statistiques de consultation
• Suivi des contrats de maintenance et d’hébergement
• Evènementiel :
o Coordonner les opérations de communication évènementielle Accompagner et assurer l’organisation des manifestations à la demande des responsables des services (invitation, respect du protocole, organisation matérielle et logistique)
o Assurer les prises de photos lors de manifestations si le planning le permet.
Activités secondaires :
- Elaborer occasionnellement des documents de communication en fonction des besoins du service communication
Savoir :
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des règles du protocole
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles en français
- Communication orale et écrite
- Travail en équipe dans le cadre du respect de l’organisation du service et de la collectivité
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, synthèses et comptes-rendus
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques – contacts web
- Concevoir, renseigner et suivre des tableaux de bord
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Maîtriser l'outil informatique, les logiciels de bureautique, de diffusion d’information et de PAO
- Utiliser le CMS Wordpress
- Rédiger des documents administratifs
- Recevoir et orienter les demandes des publics
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Assurer l'organisation logistique de réunions ou d’événements (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Constituer et gérer une revue de presse
- Connaissances du cadre réglementaire en matière de droit à l’image et d’utilisation d’internet
- Et toute autre tâche liée au fonctionnement du service Communication
Savoir-être :
- Réactivité
- Écoute
- Sens relationnel
- Travail en équipe
- Courtoisie
- Rigueur et organisation
- Bon sens
- Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion et de la confidentialité