Assistant polyvalent Régie Voirie et garage (h/f)
Activités communes aux deux services
Accueil téléphonique : réception des appels et transmission à la hiérarchie.
• Administratif : gestion des courriers, comptes-rendus
• Classement, mise à jour et archivage des dossiers
• Suivi et mise à jour du tableau de présences du personnel de la régie Voirie
• Participation aux réunions de service si nécessaire
• Réalisation de plannings
• Comptabilité : aide à la réalisation du budget prévisionnel, réalisation des PED en vue du bon de commande, suivi des factures
Activités spécifiques au garage
• Accueil physique : accueil des utilisateurs des véhicules municipaux, pour le prêt de cartes de carburants et des clés des véhicules, déclaration d’accident, renseignements divers concernant le Garage
• Réaliser le planning des sorties des cars municipaux de tous les services de la ville ainsi que le planning des sorties de cars par le prestataire de location de cars de la Ville, et ce en lien avec le responsable de pôle,
• Réaliser le planning des Astreintes de Sécurité
• Prendre contact avec le service assurance de la Ville pour les déclarations et suivi de sinistre, de remorquage, etc…
• Suivre et mettre à jour le tableau de présence du personnel du Garage
Savoirs faire:
Téléphonie, mail, outils informatiques : World, Excel, Outlook, ATAL, CIRIL, I parapheur
Poste similaire ou souhait d'évolution
Connaissance (souhaitée) des véhicules
Discrétion et qualités relationnelles exigées
Autonomie et rigueur.
Qualités relationnelles exigées:
Bonne élocution et communicatif
Diplômes
Bac professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction ou expérience