ASSISTANT DE DIRECTION
Au-delà de missions consistant à animer et mettre en œuvre des prestations individuelles, elle déploie des projets transversaux au service d’une stratégie globale en direction des publics âgés et en situation de handicap.
La Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées est composée de 5 services, de la Maison départementales des personnes handicapées et d’une cellule d’appui qui regroupe, notamment :
- 1 assistante de direction
- 4 assistantes administratives
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur, l’assistante de direction assiste au quotidien la direction dans l’organisation de ses activités, porte d’entrée dans le traitement et la transmission des informations externes et internes auprès du Directeur et de la Directrice adjointe de l’autonomie, vous aurez pour missions de garantir le bon fonctionnement de la direction au travers des missions suivantes :
Accueil téléphonique
- Orientation des demandes vers les services compétents et prise des messages
Gestion du courrier et des parapheurs
- Courrier arrivé : tri et orientation vers les différents services
- Courrier sortant : relecture, charte graphique, suivi signature.
- Courriers signalés et demandes cabinet : enregistrement, traitement et suivi.
- Documentation : circuit de diffusion, classement
Messagerie de la direction
- Messages arrivés : orientation, traitement, suivi, classement.
- Calendrier : gestion de l’agenda commun ;
- Contacts : organisation et mise à jour.
Organisation des réunions – prise de rendez-vous - déplacements
- Organisation du planning du directeur et de la directrice adjointe ;
- Réunions : organisation logistique, préparation des dossiers.
- Comité de direction : ordre du jour, suivi de décision.
Rapports présentés en Commission permanente et en Assemblée départementale
- Recensement des ordres du jour, validation dans le logiciel métier POSACTE, suivi global du circuit, des échéances, des délibérations et des conventions ;
Ressources humaines
- Référent congés,
- Appui à la Directrice adjointe en charge des RH, suivi et classement des dossiers des personnels ;
Logistique
- Fournitures (centralisation des besoins des services, gestion du stock) ;
- Référent Patrimoine (Gimaweb).
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence…) ;
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction ;
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
- Maitrise orale et écrite de la langue française ;
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande ;
- Rédaction de supports de communication interne (rapport, compte-rendu, note...)
- Autonomie, réactivité, anticipation ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Rigueur, sens de l’organisation ;
- Diplomatie ;
- Sens du relationnel et du travail en équipe ;
- Force de proposition