Agent de gestion formation (H/F)
* Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
* Assurer le secrétariat du service
- Elaborer et diffuser le planning hebdomadaire de l'équipe (congés, RTT, formation ...)
- Assurer la gestion du courrier départ et arrivée de la direction (sous AIRS).
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l'activité du service
- Mettre en forme et reproduire divers documents (courrier, notes)
- Réceptionner et diffuser des informations
* Participer à l'organisation et à la planification des actions de formation
En lien avec le gestionnaire référent :
- Créer les sessions de formation sur E-Formation
- Gérer les convocations
- Réserver les salles et le matériel
- Editer les attestations de formation
- Constituer les groupes
- Etablir les plannings
* Saisir et enregistrer informatiquement les données
- Instruire les inscriptions aux formations (CNFPT, formations de service, formations obligatoires et facultatives) sur la plateforme IEL ou le module E-Formation.
- Saisir les attestations sous E-formation
* Participer à la fiabilisation du module E-Formation
- Participer à la mise à jour du module E-Formation
* Participer à la mise à jour du tableau de suivi d'activités
- Inscrire ses actions de formation dans le tableau de suivi de l'activité.
- Participer à l'élaboration du rapport d'activités du service
* Classer et/ou archiver les dossiers du service
* Assurer la continuité de service, en l'absence d'un collègue
* Poste ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
* Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
* Connaissance des aspects règlementaires du droit à la formation
* Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (E-Formation)
* Connaissance des techniques de secrétariat
* Connaissance des dispositifs de formation
* Connaissance des outils bureautiques et informatiques
* Connaissance des techniques rédactionnelles
* Savoir communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
* Savoir orienter la demande au sein des services
* Savoir planifier et organiser son travail
* Savoir travailler en pluridisciplinarité
* Capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral
* Esprit d'analyse et de synthèse
* Discrétion
* Disponibilité
* Esprit d'équipe
* Esprit d'initiative
* Sens de l'organisation
* Sens du service public