Assistant(e) administratif(ve) - Pôle partis politiques - SCAJ (H/F)
Il est composé de 6 agents (le responsable du pôle et son adjoint, deux chargés de missions (catégorie A) et deux assistants (1 de catégorie B et 1 de catégorie C).
L'assistant(e) administratif(ve) est placé(e) sous l'autorité fonctionnelle et administrative du responsable du pôle partis politiques
Missions :
L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de :
- l'assistance technique et logistique aux agents chargés de l'instruction des comptes de partis politiques,
- la saisie et le contrôle de cohérence des données comptables des partis politiques,
- la mise en parapheur des lettres aux partis politiques et aux autres interlocuteurs de la Commission,
- le suivi et l'enregistrement des lettres de la Commission et des réponses aux demandes de la Commission,
- l'envoi des lettres types de relance aux partis politiques,
- la numérisation et indexation d'un grand nombre de documents liés à l'activité du pôle,
- les opérations d'acheminement des documents à signer,
- le classement et l'archivage numérique des lettres et courriels,
- la préparation des dossiers de séance.
Compte tenu de la taille et de la structure du pôle, une polyvalence importante et la nécessité d'accomplir soi-même certaines tâches matérielles indispensables à l'accomplissement des missions sont requises pour ce poste.
Profil recherché :
- Expérience administrative,
- Expérience du secrétariat juridique,
- Expérience du travail sur des documents numériques (croiser, exploiter, traiter et analyser les informations liées à la gestion des archives).
Compétences mobilisées :
- Pratique du secrétariat,
- Travail en équipe,
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.),
- Suivi de tableaux de bord.
Savoir-être:
- Rigueur et efficacité dans l'exécution des missions,
- Esprit d'analyse, méthode,
- Engagement et sens des responsabilités,
- Grande capacité de travail,
- Sens de l'organisation et autonomie,
- Rendre compte,
- Réactivité, esprit d'initiative et capacité d'anticipation,
- Parfaite discrétion et confidentialité,
- Disponibilité,
- Sens du service public,
- Bon relationnel et goût du travail en équipe.
Régime durée du travail : le régime de durée de travail et de congés correspond au régime hebdomadaire fixe de 35h00 + récupération des heures supplémentaires.
Rémunération brute mensuelle : 1850 € bruts mensuels ; compte tenu de la durée prévisible du contrat, l'assistant(e) administratif(ve) percevra également d'une indemnité de fin de contrat de 10 % de la rémunération brute globale perçue pendant la durée de son contrat, renouvellement inclus
Télétravail possible : oui
Informations complémentaires : ce poste étant un emploi de « souveraineté », il est uniquement ouvert aux personnes de nationalité française
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Expérience de travail sur des documents numériques,Suivi de tableaux de bord,Expérience de secrétariat juridique,Pratique du secrétariat,Expérience administrative,Parfaite maîtrise des outils bureautiques (excel..
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.