Assistant(e) de gestion aux dépenses (H/F)
Missions :
Gestion des commandes du service (demande de devis, négociation des tarifs, rédaction des bons de commande, transmission aux fournisseurs, réception des marchandises, vérification de la conformité des bons de livraison, suivi et relance des commandes jusqu'au paiement des fournisseurs)
Réception des marchandises, vérification de la conformité, suivi des bons de livraison
Suivi et relance des commandes
Gestion des stocks
Participation à la préparation budgétaire des dépenses
DAO (dépenses avant ordonnancement)
Être rigoureux dans la tenue des tableaux de suivi et être en mesure de fournir une information complète et de qualité dans le cadre de l'élaboration des bilans mensuels, du compte financier et des états budgétaires.
Gestion des ordres de mission permanents et ponctuels;
Calcul et mandatement des frais de déplacement ;
Commande des titres de transport
Respect de la démarche qualité et des processus liées à l'activité du GIP FCIP ;
Rédaction de courriers, de procédures ;
relance, contrôle et paiement des factures émises par les sous-traitants :
stockage, archivage de tous les documents contractuels liés au suivi des conventions
respect de la démarche qualité et des processus liés à l'activité
Participer aux actions de formation portant notamment sur la gestion et la comptabilité publique ;
Participer aux réunions du service financier au titre de l'amélioration continue ;
En complément de ces activités, effectuer les activités du service en tant que de besoin afin d'assurer la continuité du service public.
Type de contrat : CDD de 4 mois, renouvelable par année scolaire (01/09/2024 - 31/08/2025)
Contrat de 1607 heures
Emploi basé dans les locaux du Rectorat 75 rue Saint Roch à Toulouse
Participation de 15 euros à une mutuelle personnelle, 52 jours de congés sur une année entière, accès au restaurant administratif du rectorat.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.