Assistant(e) Directeur Général des Services Techniques
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
La gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général ;
Le suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique ;
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
L'accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique ;
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés ;
La gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED) ;
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions ;
La gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche ;
* Gestion des congés ;
* Organisation des entretiens annuels ;
La gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques ;
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion ;
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers.
La gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service ;
*
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements ;
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75% ;
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociale (CLASC)
CONTEXTE
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général
Suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
Accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés
Gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED)
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions
Gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche
* Gestion des congés
* Organisation des entretiens annuels
Gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers
Gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75%
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociales (CLASC)
* Diplômes :
Niveau BAC+2
* Expérience :
Expérience réussie dans un poste similaire en tant qu'assistant(e) de direction
* Connaissances :
Des connaissances en urbanisme et en autorisation d'urbanisme est souhaitée
* Compétences (ou savoir-faire) :
* Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail
* Proactivité et prise d'initiatives
* Excellent relationnel aussi bien avec des interlocuteurs internes qu'externes
* Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
* Pilotage et coordination
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams...)
* Connaître idéalement les compétences des collectivités territoriales, le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département
* Aptitudes requises (ou savoir être) :
* Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
* Grande rigueur
* Conscience professionnelle
* Adaptabilité et réactivité
* Sens du travail en équipe
* Sens de l'intérêt général