Agent Administratif Polyvalent
MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des Services :
Gestion Financière et Comptable :
• Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ...),
• Après avis de la Directrice Générale des Services et au besoin, établissement des bons de commande et engagements,
• Traiter les factures de fonctionnement et d’investissement
• Recueillir des informations et communiquer
• Participer à la préparation du budget et du compte administratif
• Apporter une assistance à la préparation du budget, à la DBM et à la préparation du compte administratif,
• Classer et archiver les pièces comptable
Etat Civil – Service à la Population :
• Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.)
• Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d'adresse sur la liste électorale,
• Gérer et assurer la révision de la liste électorale,
• Mettre à jour les listes électorales,
• Procède au recensement de la population,
RH – Paie :
• En l’absence de la Directrice Générale des Services et selon l’activité, élaborer les paies pour les agents communaux en lien avec les services du CDG59, recueillir les informations nécessaire,
• Assure la gestion et le suivi des dossiers du personnel (gestion des carrières, visites médicales, établissement des contrats…)
• Etablir les arrêtés en lien avec la gestion du personnel, le recrutement …
Urbanisme :
• Assurer le suivi administratif des autorisations d'urbanisme en lien avec les services support en charge de l’instruction des dossiers (CU, DIA, PC…)
• Rédiger et suivre les procédures, documents et actes administratifs courants,
• Accueillir et informer la population,
• Collaboration et échange d'information avec les administrations
• Etablir les arrêtés en lien avec les demandes de travaux des prestaires, des riverains…
Gestion du cimetière :
• Accueillir et renseigner le public, services funéraires ….
• Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires,
• Tenir à jour le fichier du cimetière,
• Répondre aux demandes d'autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres
Secrétariat / Bureautique :
• Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements,
• Saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant, gestion de la boîte mail…
• Apporter une aide, selon les besoins, à l’élaboration et à la diffusion des délibérations du Conseil Municipal,
• Gérer les demandes des usagers, délivrer des documents administratifs (attestations diverses)
• Gestion et suivi des sinistres (en collaboration avec la DGS)
SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Logiciels spécifiques
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques, urbanisme
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières…
SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Disponibilité
- Discrétion
SAVOIR ÊTRE :
Ex : organisé, esprit d’équipe, méthodique…
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d’écoute
- Discrétion