Assistant administratif (h/f)
Suivi de l'activité du secrétariat:
Ø Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Ø Suivi de l’agenda en lien
Ø Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
Ø Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du DGS – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au DGS
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein de la DS
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations:
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier:
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.
Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoirs-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Confidentialité
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité