RESPONSABLE DE PRODUCTION MANIFESTATIONS CULTURELLES
Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !
Finalité du poste / Contexte :
Sous la responsabilité de la responsable de l’unité Manifestations Culturelles : planifier et organiser tous les moyens logistiques afférents aux évènements culturels organisés par le Département.
La Direction Culture et Patrimoine du Département organise une quinzaine d’évènements par an. Ceux-ci peuvent être destinés à un public professionnel (rencontres pro), ou à un tout public (festivals Clermont en scène(s)). Sous la responsabilité de la Responsable d’Unité et en lien avec les chargés de mission du service :
Coordonner l’organisation technique de tous les évènements
- Identifier les besoins techniques et logistiques de chaque évènement.
- Planifier et répartir les tâches et les ressources.
- Collecter les besoins et coordonner les plannings des équipes techniques, artistiques, les partenaires, prestataires et différents services du Département.
- Assurer le suivi administratif et les procédures pour la bonne mise en œuvre des prestations.
- Coordonner la mise en œuvre des aspects logistiques de chaque évènement.
- Veiller au bon déroulement des manifestations (être présent).
- Participer à la sécurité des publics, des artistes et du personnel, conformément à la réglementation en vigueur.
- Encadrer le personnel saisonnier du château sur les missions afférant au festival et le stagiaire de l’unité
Planifier, organiser, mettre en œuvre l’accueil des publics, des artistes, des intervenants
- Faire le lien avec les sociétés de diffusion artistique pour mettre en place cet accueil dans le cadre légal et le respect des contrats signés.
- Procéder à la réalisation et à l’application de toutes les feuilles de route.
- Identifier et mettre en œuvre les partenariats possibles en termes d’hébergement, de restauration et de transports (transferts) pour les artistes invités. Procéder aux réservations nécessaires.
- Procéder aux commandes de tout le matériel nécessaire dans le respect du cadre budgétaire.
- Préparer l’accueil concret sur le lieu de la représentation : mise en place des moyens (catering, restauration, planning, entretien des loges, avec les ressources du Département…).
- Accueillir de façon conviviale les équipes techniques et artistiques (présentiel important les soirs de spectacle).
- Proposer et mettre en œuvre des offres de restauration en partenariat avec les prestataires locaux.
- Piloter le dossier des transports mutualisés / gestion des navettes.
- Concevoir et mettre en œuvre la logistique liée à l’accueil des publics.
Réflexions et propositions dans le cadre de la programmation
- Proposer et développer une offre ou des projets, notamment participatifs pour les publics ou impliquant les associations et relais du territoire dans le cadre du festival.
- Être force de proposition pour réduire l’impact carbone des évènements (logique de tournée, solutions de transports, etc.).
Participer à la rédaction de la plaquette de saison
- Récupération des éléments afférents : textes, photos, vidéos.
- Rédaction et relecture des contenus.
Savoirs et savoir-faire
Formation supérieure (BAC+5)
Bonne maîtrise du secteur culturel, de l’organisation de spectacles et de sa règlementation, des réseaux culturels
Capacité d’organisation de manifestations évènementielles
Savoir gérer un budget
Maîtrise des logiciels de bureautique
Maitrise de l’anglais (parlé)
Permis B obligatoire
Savoir-être
Bonne présentation
Grandes qualités relationnelles
Grande disponibilité
Capacité à innover
Organisé, dynamique, autonome
Sens des responsabilités
Sens de l’initiative adaptée, autonomie
Polyvalence, adaptabilité, réactivité
Sens de l’accueil
Capacité de travail en équipe
Rigueur administrative