Assistant administratif (h/f)
Les principales missions sont :
- Accueille et oriente le public ;
- Assure le standard téléphonique lié à l'ensemble des activités de la DGAST - Cycles de l'eau et SICASIL ;
- Enregistre les doléances des usagers, oriente leurs demandes vers les services concernés (externes et/ou internes) ;
- Traite le courrier arrivée et départ (enregistrement, distribution, envoi, etc) ;
- Assiste les agents dans l'élaboration et le traitement de l'ensemble des documents administratifs (rédaction, mise en forme reprographie, photocopies / scans, etc) ;
- Organise les réunions, prend les rendez-vous et gère l'agenda de la direction du pôle ;
- Gère les salles de réunion (réservation, agenda, feuille d'émargement, cafés et boissons, rangement, etc ;
- Assure le suivi parc automobile (réservation des véhicules, assurances/cartes grises et entretien conformément au tableau de bord de suivi) ;
- Commande, suit et distribue les fournitures de la DGAST - Cycles de l'eau et du SICASIL ;
- Classe et archive les documents de la DGAST ;
- Cycles de l'eau et SICASIL.
Savoir-faire :
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Classer et archiver des documents ;
- Organiser un agenda et prendre des rendez-vous ;
- Elaborer et renseigner un tableau de bord ;
- Prendre des notes et faire des comptes rendus.
Savoirs :
- Techniques de secrétariat et de classement de documents ;
- Maîtrise des outils bureautiques (MS office) et métiers (MARCH, CIRI, etc) ;
- Notions d'organisation et de gestion du temps ;
- Organisation et fonctionnement de la DGAST - Cycles de l'eau et des collectivités (CAPL et SICASIL).
Savoir être :
- Disponible, réactif et aimable ;
- Esprit d'équipe et de convivialité ;
- Souple et adaptable ;
- Rigoureux et organisé ;
- Discret avec devoir de réserve professionnel.
Profil recherché :
- Accueil et secrétariat ;
- Expérience confirmée dans un poste équivalent.