ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
L’assistant(e) de direction sera en chargé(e) de l’accueil, du secrétariat, de la gestion des commandes et de l’exécution des marchés de la direction des sports. Il-Elle assiste le directeur des sports et les différents responsables dans l’organisation du service. Il-Elle assure le suivi des dossiers administratifs et financiers.
Il-Elle assure le suivi des demandes de subventions.
Secrétariat :
- Gérer des agendas, rendez-vous, déplacements,
- Organiser des réunions,
- Classer et archiver des documents,
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers,
- Assurer les commandes de fournitures,
- Suivre les ordres de mission,
- Elaborer des comptes rendus et des courriers simples,
- Préparer et participer aux réunions (convocations, réservations des salles, prise de note…),
- Synthétiser et présenter des informations,
- Préparer les dossiers pour les instances,
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité,
- Assurer le suivi RH de la direction.
Finances :
- Engagement et suivi des bons de commandes, des devis, des factures,
- Saisie des budgets prévisionnels et suivi de leur exécution,
- Production des bilans financiers,
- Gestion administrative et financière des marchés (passés par la commande publique),
- Gestion administrative et financière des contrats, des conventions, des adhésions, des cotisations,
- Suivi des dossiers de subventions.
Actes administratifs
- Saisie des décisions et des délibérations,
- Rédaction des conventions,
Accueil téléphonique et physique
- Délivrer des renseignements de première instance,
- Orienter et conseiller le public et les usagers vers l’interlocuteur ou le service compétent,
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
- Réceptionner et transmettre les messages,
- Participer à la mise en place et au suivi des relations avec les usagers.
- De formation Bac + 2 minimum dans le domaine administratif ou expérience professionnelle significative dans le domaine,
- Bonne connaissance des collectivités territoriales,
- Connaissance des logiciels informatiques (Post Office, Ciril finances, Actes Office),
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint),
- Connaissance de la comptabilité publique,
- Connaissance du code des marchés publics,
- Sens des priorités, et de l’organisation,
- Capacité à gérer l’urgence,
- Qualités relationnelles et aisance orale,
- Qualités rédactionnelles et aisance à l’écrit,
- Capacités à analyser et à mener des actions conformément aux procédures,
- Sens du service public,
- Sens du travail en réseau,
- Rigueur et autonomie,
- Esprit d’équipe,
- Discrétion et confidentialité.