assistant(e) administratif(ve)
Service Marché Public :
- Accueil téléphonique du service et gestion administrative des courriers
- Constitution des dossiers papiers des marchés publics
- Transmission au contrôle de légalité ;
- Notifier les pièces de marchés aux entreprises (documents contractuels, avenants, acte spécial de sous-traitance, …) via la plateforme de dématérialisation ;
- Archivage et publication des données essentielles ;
- Établir l'exemplaire unique pour nantissement du marché ;
- Mise à jour des tableaux de suivi des MP ;
- Suivi des ordres de services et des PV de réception établis par les Services Techniques
Suivi financier :
- Faire l'engagement comptable du marché ;
- Création des tiers ;
- Création des fiches d'identité marché chorus ;
- Vérifier les factures selon les clauses du marché, assurer le paiement des acomptes et du solde (avec établissement et vérification des DGD) et la transmission dématérialisée des pièces, réalisation des mandats ;
- Assister les services sur l'exécution financière des marchés ;
- Soutien éventuel au service comptabilité, contact avec les partenaires (téléphone, courriels)
Service Périscolaire :
- Accueil téléphonique du service et gestion administrative des courriers ;
- Tenir les fichiers enfants et familles sur le logiciel Delta-enfance ;
- Réaliser et suivre la facturation des cantines et des garderies ;
- Tenir le suivi des heures des agents du service ;
- Gestion et suivi des commandes (produits d’entretien, matériels pédagogiques) ;
- Tenir les tableaux de bords du service ;
- Faire le lien avec le service comptabilité.
En cas d’absence du responsable :
Faire le lien avec les écoles et les personnes ressources pour trouver les solutions les plus adaptées.
Qualification et Formation nécessaires :
Titulaire d’un Bac+2
Partenaires(s) externe(s) :
Entreprises extérieures, Service de gestion comptable Marennes Oléron, parents d’élèves,
Partenaire(s) interne(s) :
Responsable du service financier/marchés publics, Responsable du service Ecolien, service comptabilité, agents des écoles, ensemble des services de la commune
Bonne maîtrise de l’outil informatique
Méthode, rigueur et sens de l’organisation
Connaissance de l’environnement et de l’organisation des collectivités territoriales et des marchés publics
Capacité à respecter strictement les procédures
Aptitude au travail en équipe
Sens de l’écoute
Compétences rédactionnelles
Polyvalence dans les tâches
Disponibilité, Réactivité
Diplomatie, Pédagogie