Adjoint au Responsable Comptabilité Fournisseurs H/F
Il porte des unités et services à vocation régionale :
- L'UMD (Unité pour Malades Difficiles), le SMPR (Service Médico-Psychologique Régional),
- Le CRIAVS (Centre Ressources pour les Intervenants auprès des Auteurs de Violences Sexuelles de Champagne-Ardenne),
- La Cellule d'Urgence Médico-Psychologique (CUMP) départementale renforcée,
- Le Centre territorial de psychotraumatisme de Champagne-Ardenne,
- L'unité de neuromodulation,
- Le niveau 3 d'enseignement et de recherche en addictologie,
- Le dispositif de prévention de la récidive suicidaire : VigilanS Champagne-Ardenne,
- Le Centre de Prise en charge Précoce des Psychoses et d'Orientation (C3P-O),
- Le Centre Universitaire de Remédiation cognitive et rétablissement (CURe) de Champagne-Ardenne.
C'est aussi une file active de quelque 18 000 patients par an qu'accueille et soigne l'EPSM de la Marne dont 97 % en ambulatoire (sans hospitalisation complète).
Notre mission principale : donner à tous ceux qui le nécessitent, sur la Marne, un accès aux soins psychiatriques de qualité.
Le service achat et comptabilité fournisseur est une composante de la Direction des Ressources Matérielles et Numériques. Le service assure une mission d'achat et d'approvisionnement de l'établissement en consommables, matériels, prestations et équipements hôteliers et biomédicaux. L'équipe est composée d'un directeur, d'une responsable du service, de 4 gestionnaires et 1 adjoint des cadres partagé Cellule marché /pharmacie, deux magasiniers, une secrétaire et un vaguemestre.
Missions :
L'adjoint des cadres encadre une équipe de quatre professionnel(le)s organisée en binôme pour la gestion des différents secteurs (investissement, informatique, hôtelier et biomédical, maintenance et travaux).
Il coordonne et anime cette équipe qui est chargée des commandes ainsi que du règlement des factures et de la gestion des litiges, en binôme avec l'adjoint des cadres de la cellule marché.
Il prend en charge l'organisation et la répartition du travail au sein de l'équipe en lien avec l'attachée d'administration et selon le schéma d'organisation.
FONCTION D'ENCADREMENT
- Encadrement du service en l'absence de l'attachée d'administration. Accompagnement du personnel dans leurs tâches quotidiennes (gestion des litiges - validation - demandes particulières - conseil sur suivi dossier - etc.)
SUIVI COMPTABLE
- Préparation et suivi du PPI : Recueillir les besoins d'équipement exprimés par les différents services de l'établissement et analyser leurs demandes en lien avec l'attachée des services économiques.
- Engagement des dépenses de classe 2 en collaboration avec l'adjoint administratif en charges des commandes d'investissement.
- Suivi des dépenses de classe 2 pour l'ensemble des gestionnaires en lien avec l'attachée des services économiques (PPI et travaux)
- Suivi des engagements des dépenses classe 6 et classe 2.
- Suivi des demandes de subventions liés aux acquisitions, et en lien avec la Direction des affaires financières.
- Participation aux points de suivis budgétaires.
- Initier la préparation des travaux d'inventaires comptables.
- Participation à la démarche institutionnelle liée à la fiabilisation et certification des comptes.
- Mettre en oeuvre le suivi physique et comptable des biens en lien avec le déploiement de la GMAO (procédure, étiquetage, suivis)
- Contrôle et suivi de la valorisation des stocks, mise en place d'indicateur sur la GEF du GIP Logistique Sud marne Restauration et Blanchisserie.
FONCTION ACHAT
- Référent Achatde l'établissement en binôme avec l'adjoint des cadres cellule des marchés : Mise en oeuvre et suivi de l'exécution des marchés en lien avec l'attachée d'administration.
- Participation aux COPIL Achats GHT
- Evaluation des besoins propres aux sites en lien avec les prescripteurs,
- Participations à l'analyse technique des offres et accompagnement des prescripteurs sur site.
- Suivi de l'exécution des marchés en interne,
- Participation à l'évaluation de la performance achat en lien avec la cellule achat de GHT.
- Recensement et évaluation des besoins (demandes ponctuelles et récurrentes) et examen du caractère justifié des demandes.
CONTROLE DE GESTION ACHAT
- Alimenter le Plan d'Actions Achats du Territoire PAAT.
- L'optimisation et la mise à jour du tableau de bord Achats GHT/Marchés (cartographie des dépenses ; tableau de suivi des marchés, indicateurs de la performance fournisseurs en prévision du déploiement du SI achat
- Réaliser des extractions informatiques de l'ERP GEF via Business Object, afin de fournir aux approvisionneurs des données facilitant le pilotage et le contrôle de leurs activités.
- Création et maintient de requêtes en automatique au sein de la fonction achats via l'outil Business Object
- Formaliser et mettre à jour les processus de la fonction Achats
- Contrôler le respect de l'application des processus Achats
AUTRES MISSIONS SPECIFIQUES
- S'investir dans les projets de l'établissement
- Participe aux réunions transversales avec les pôles
- Promouvoir la politique de qualité de l'établissement
- Participe à des projets transversaux
- Vous interviendrez en soutient et en supervision sur l'ensemble de ces missions au niveau de notre GIP Logistique Sud marne Restauration et Blanchisserie.
Qualifications
De formation impérative dans le domaine de la comptabilité et le contrôle de gestion idéalement avec une expérience dans la fonction publique hospitalière (ou territoriale). Avec des connaissances informatiques avancées (Excel dont formules complexes et tableaux croisés dynamiques, macros et requêteur Business Object). La connaissance de l'ERP GEF (Mipih) est un plus.
Titulaire d'un BTS Comptabilité et gestion, DUT GEA ou DCG, Licence Pro en gestion et la comptabilité, contrôle de gestion. Motivé par le challenge, attiré par la fonction publique pour travailler pour l'intérêt général, vous souhaitez découvrir une structure à dimension humaine et l'ambition de rejoindre une équipe dynamique. Si vous êtes d'un naturel jovial, dynamique, organisé, réactive et avez un esprit d'équipe alors rejoignez- nous.
Les demandes de contrats en apprentissage seront également étudiées (Licence ou DCG).
Savoir être
- Rigueur et sens des responsabilités
- Travail en équipe et négociation
- Disponibilité et discrétion
- Esprit de synthèse
- Sens de l'organisation
- Aptitude à rendre compte
Connaissances
- Gestion administrative, économique et financière
- Droit des marchés publics
- Management d'équipe
- Outils bureautiques : BO GEF, Excel, Word,
- Systèmes d'informations institutionnels.
Compétences
- Capacité de coordination et de synthèse
- Capacité de proposition et d'adaptation