Coordonnateur administratif (H/F)
Sous l'autorité de la Directrice du CAIO et en étroite relation avec le directeur adjoint du SIAO, le coordonnateur administratif a pour rôle de favoriser/permettre l'accès à un hébergement d'insertion ou logement accompagné à toute personne en situation de précarité et de coordonner les parcours du public du plan PDALHPD.
Missions principales
1) Remplir les taches de secrétariat en répondant aux appels et au mails
2) Simplifier les démarches pour accéder à un hébergement ou logement
3) Mettre en adéquation l'offre d'hébergement/ logement et la demande des usagers sur le territoire
4) Traiter avec équité les demandes et garantir les parcours de retour en situation d'hébergement/ logement
5) Coordonner les acteurs (travailleurs sociaux/ opérateurs associatifs en charge des hébergements et logements) pour fluidifier les parcours
Différentes missions
- ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER : USAGERS, PRESCRIPTEURS, GHL
Assurer l'accueil téléphonique au SIAO, traiter la demande et transférer si nécessaire l'appel à un travailleur social
Assurer le traitement des mails, traiter les demandes et les transférer si nécessaire à un travailleur social
Assurer une écoute et procéder à la prise de notes des différents échanges pour mettre à jour le logiciel
Être garant du planning de l'équipe insertion est de sa mise à jour en organisant les temps de rencontres extérieurs
- COLLABORER AVEC LES PROFESSIONNELS, TRAVAILLER AVEC LES PARTENAIRES
Analyser le besoin et les attentes des professionnels
Participer à la création et communiquer les outils mis en place au sein du service
Faire les comptes rendu des différents temps d'échange partenariaux
- PARTICIPER A DES REUNIONS DE SERVICES, DES REUNIONS THEMATIQUES, DES REUNIONS D'INFORMATION
Participer aux réunions de service
Participer aux réunions interservices
Collaborer avec l'équipe du 115
Recueillir des informations distribuées par les partenaires et les archiver
- TRAITER LA DEMANDE ET LE BESOIN EN LIEN AVEC L'OFFRE DE SERVICE
Réceptionner et transférer les offres des d'hébergement/ logement par mail en mettant à jour les tableaux internes
Valider, en accord avec les travailleurs sociaux, les préconisations d'orientation des demandes SIAO
- ASSURER LA GESTION DES DOSSIERS DES USAGERS
Mettre à jour les dossiers actifs dans les différents outils
Assurer le classement et l'archivage des dossiers
- INSTRUIRE LES DOSSIERS EN VUE DE FAIRE INTEGRER L'USAGER DANS UN HEBERGEMENT OU LOGEMENT ADAPTE ET EN ASSURER LE SUIVI
S'assurer que l'usager dépend effectivement du service
Assurer le suivi du traitement de la demande de l'usager et des activités du service
- GERER LES DOCUMENTS PAPIER/INFORMATIQUE LIES AUX ACTIVITES DE LA STRUCTURE
Tenir à jour le tableau de recensement des offres d'hébergement/ logement
Mettre à jour les listes d'attente ainsi que les listes des demandes en attente de complément d'information
Classer les demandes en fonction de l'avancement du dossier de l'usager
- ASSURER UNE VEILLE TECHNIQUE ET DOCUMENTAIRE PERMANENTE
Collecter et classer les documents de la veille sociale
Transmettre les documents aux différents services du CAIO
Archiver les documents
Compétences requises :
Bureautique : maitrise de l'outil informatique, en particulier Excel et Canva
Secrétariat : Bonnes compétences rédactionnelles et de synthétisation des informations
Téléphonique : Gestion du flux des appels et posture professionnelle dans le cadre des échanges
Organis
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, informer une personne,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.