ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET ADMINISTRATIF.VE (F/H)
Dans le cadre de ce poste, vous maintenez un soutien administratif et organisationnel de la direction et du service administratif afin de veiller au bon fonctionnement de la structure. Missions: Traiter les flux entrants et sortants de l'information : - Filtrer des appels téléphoniques - Accueillir une clientèle - Trier, traiter ou remettre le courrier - Rédiger les courriers et assurer le suivi - Rédiger les supports de communication interne (comptes-rendus, notes) - Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc) - Assister le Directeur à la bonne tenue des registres et documents obligatoires pour l'ERP catégorie 3 et autres documents réglementaires concernant le bâtiment. Organiser le quotidien du Directeur : - Être présent(e) sur le terrain au quotidien - Participer à la bonne marche des services et de leurs interactions - Anticiper et alerter sur les sujets émergents et prioritaires - Préparation de la bonne organisation des réunions en interne et avec les partenaires externes à l'organisation - Mise en place de process, de retroplanning et de tableau de bord Soutenir le service administratif : - Assurer la gestion des appels téléphoniques (entrants/sortants) en lien avec l'équipe administrative - Renseigner les alternants et les entreprises sur les questions administratives ou les oriente vers les services, personnes concernées. - Réaliser la gestion des préinscriptions (de la prise de rendez-vous avec les candidats, entretien avec les collègues jusqu'à la décision du CFA et réponses faites par mail), - Réaliser la gestion des inscriptions (rédaction des dossiers, des contrats, vérification des dossiers, enregistrement et transmission aux institutionnels, OPCO ...)