Assistant Direction Générale - Responsable de la démarche qualité
Placé sous l'autorité hiérarchique directe du Directeur Général des Services, vos missions seront les suivantes :
Assistant de direction générale
* Gestion de la boîte mail du secrétariat général (distribution du courrier, réponses, etc.).
* Organisation et préparation du bureau municipal et des réunions cadres ;
* Rédaction de mails, courriers, et comptes-rendus pour les élus et le DGS ;
* Gestion d’agendas partagés (salle de réunion, véhicule, événements…)
* Participe à la Gestion des agendas du Maire et du DGS ;
* Gestion budgétaire sous e-Magnus : fournitures, représentation, Police Municipale, etc.
* Contrôle des heures de la direction sous e-Tempora ;
* Archivage numérique et papier.
Responsable de la démarche qualité : Conception et suivi de procédures internes, RGPD, Bilans d’activité, outils, etc.
Conseil juridique et gestion de contentieux : Accompagner le DGS, les élus dans la prise de décision relatifs aux risques juridiques ; Effectuer des recherches juridiques pour les autres services, etc.
Continuité info/com en l’absence de la chargée de communication
Rigueur et réactivité, esprit d'équipe, sens de la communication, dynamisme, esprit d'initiative,
o Efficacité, neutralité, devoir de confidentialité.
o Sens du service public, qualité d'accueil
o Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint, internet, etc.)
o Capacité à suivre un dossier en collaboration avec les supérieurs hiérarchiques
o Capacité à recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité
o Connaissance de l'environnement territorial
o Capacité rédactionnelle
o Organisation et techniques d'archivage
o Informatique