Assistant /collaborateur administratif du Pôle (h/f)
Gestion administrative et suivi des projets :
• Assurer le suivi administratif des différentes activités mises en œuvre au sein du Pôle.
• Elaborer des tableaux de bord de suivi des actions mises en œuvre en y incluant les indicateurs d’évaluation ainsi que les résultats / en lien avec le responsable du Pôle.
• Assurer le montage et la préparation de réunions.
• Rédiger des comptes rendus de réunion et courriers simples.
• Rédiger et assurer le suivi de conventions/documents contractuels, décisions, arrêtés et délibérations (Airsdélib) / en lien avec les responsables de service.
• Assurer le suivi du courrier (logiciel) avec une approche transverse.
• Assurer une veille informationnelle.
• Rechercher et qualifier l’information en lien avec les différents projets.
Gestion budgétaire :
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire de l’ensemble des services – hors CMUS (e.sedit), élaborer des tableaux de synthèse « état des dépenses et recettes » pour chacun des services du Pôle.
Assistance spécifique au secteur action sociale seniors :
• Assurer le suivi administratif inhérent :
=> Au lancement de la campagne du « Taux de participation »
=> A l’attribution des « Bons Famille Noel »
• Assurer l’accueil du public au box de l’action sociale, en cas de nécessité (continuité de service).
Orientation des partenaires, des services et du public :
• Identifier et qualifier la demande, apporter une première réponse et orienter vers les services ou professionnels concernés suivant la complexité des situations.
• Informer et sensibiliser le public sur les actions mises en œuvre.
Collaborateur.trice du responsable du Pôle :
• Participer aux réunions du Pôle.
• Rédiger les comptes rendus .
• Apporter un soutien aux services du Pôle.
• Assurer le suivi administratif inhérent au responsable du Pôle.
Le “savoir”
- Connaissances du fonctionnement d’une collectivité locale et de ses enjeux,
- Connaissances des techniques d’assistance administrative,
- Connaissance des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
- Connaissance des règles budgétaires de base d’une collectivité,
- Connaissances du réseau partenarial, associatif et institutionnel,
- Connaissance sociologique des publics (avoir une approche).
Le “savoir-faire”
- Bonnes capacités rédactionnelles.
- Bonnes capacités d’organisation logistique.
- Aptitude au travail partenarial.
- Facilité de concertation et de communication avec plusieurs services.
- Savoir gérer un budget.
- Savoir assurer la confidentialité (de dossiers, de situations particulières).
- Savoir rechercher l’information.
- Savoir prioriser.
- Savoir gérer l’urgence.
- Savoir travailler en équipe et en transversalité.
- Maitrise du « pack Microsoft office ».
Le “savoir être”
- Être dynamique.
- Être organisé.
- Être à l’écoute (des collègues, des partenaires, du public).
- Avoir le sens des relations humaines.