Secrétaire des Modes d'Accueil H/F
Activités principales :
Assurer le Secrétariat du pôle Modes d'Accueil :
- Gestion administrative des dossiers d'agrément des assistants maternels et assistants familiaux ;
- Travail en lien étroit avec la secrétaire du Siège : formation des assistants maternels, recours gracieux, CCPD, tableaux de suivi, etc ;
- Gestion administrative des dossiers des établissements d'accueil du jeune enfant ;
- Accueil physique et téléphonique concernant les Modes d'Accueil : informations, orientations des demandes, application des recommandations ;
- Traitement des courriers des modes d'accueil ;
- Mise en forme et édition de documents ;
- Collecte et extractions de données et création de tableaux d'activités relatifs au secteur ;
- Organisation des réunions liées au secteur et participation physique le cas échéant ;
- Classement et archivage des dossiers ;
- Réception, traitement et diffusion d'informations ;
- Secrétariat de la chargée des modes d'accueil du territoire.
Activités secondaires (selon les territoires) :
- Ponctuellement : prises de notes et comptes rendus relatifs aux modes d'accueil ;
- Participation à la mise en place de procédures partagées et à leur actualisation (ex : numérisation des dossiers), en lien avec le projet de service ;
- Assurer le respect du cadre réglementaire du plan de classement du pôle modes d'accueil, archivage ;
- Remplacement des collègues du secteur en cas d'absence afin d'assurer la continuité de service ;
- Réception, tri, ventilation du courrier de la DT (en fonction des modalités de chaque territoire) ;
- Accueil téléphonique partagé DT ;
- Activité de soutien à la PMI (exemples : commandes de vaccins, petit matériel et consommables médicaux, gestion- commandes de documents de santé, appui au secrétariat des médecins, sage-femmes, infirmières).
Vous savez suivi une formation, du niveau Bac minimum, dans le domaine du secrétariat ?
Vous maitrisez l'outil informatique (Pack Office -Libre Office) ?
Vous avez de l'expérience en secrétariat ? et vous avez des connaissances sur l'environnement médico-social ?
Vous connaissez les partenaires sociaux et institutionnels ?
Vous maitrisez l'orthographe et la grammaire ? Vous savez prendre des notes et mettre en forme des documents ?
Vous êtes en capacités à travailler en équipe avec des professionnels divers (action sociale, administratif, santé, paramédicaux) ?
Vous êtes organisé(e), discret(e), autonome et dynamique ?
Vous aimez travailler en équipe et vous êtes force de proposition ?
Venez rejoindre le pôle modes d'accueil !