Secrétaire vie associative et location de salles (h/f)
Sous l’autorité de la Directrice de la Vie associative, vous aurez la responsabilité de l’accueil des administrés et des associations, de la location de salles et de la bonne gestion des infrastructures
Le/la secrétaire vie associative et location de salles a pour missions principales de :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et des associations
- Assurer le suivi des demandes des associations
- Assurer le suivi des demandes de location des salles
- Assure le suivi et la bonne gestion des infrastructures Espaces V et Haie Bertrand
Filière administrative, Catégorie C - Cadre d’emplois des Adjoints administratifs
Poste à temps complet, 23 jours de RTT et 25 jours de congés
Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à cette catégorie.
Mission 1 : Accueil
- Accueil téléphonique et physique des associations et administrés.
- Renseigner les administrés sur la vie associative et les locations de salles
- Renseigner les associations
Mission 2 : Assurer le secrétariat du service au quotidien
- Traitement des demandes associatives et de location des salles par courriers et mails
Mission 3 : Gestion et suivi des demandes de location des salles
- Traitement des demandes
- Etablir les contrats
- Assurer la gestion des encaissements, des bordereaux et les arrêts des comptes
Mission 4 : Gestion financière
- Procéder aux encaissements des locations des salles
- Gestion de la régie
- Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions
- Etablir des bons de commande
Mission 5 : Gestion et suivi des demandes de la vie associative
- Traitement des demandes de débits de boissons et denrées alimentaires pour les associations.
- Traitements des conventions et décisions de mise à disposition de salles annuelles aux associations
- Suivi des assurances
- Traitement des demandes de besoins en logistique pour les associations
- Tenue rigoureuse des plannings de salles
- Enregistrement des nouvelles associations au fur et à mesure sur les différents supports
- Suivi de la bonne tenue des dossiers associatifs existants
- Soutien logistique aux associations
- Soutien administratif
Intérêts, contraintes, difficultés du poste :
- Respecter scrupuleusement les procédures et les délais
- Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations., administrés …
Les « savoirs » :
Connaissance des procédures administratives et de la collectivité
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest)
Les « savoir-faire » :
Réceptionner les appels téléphoniques
Traiter les demandes
Réaliser des travaux de bureautique
Orienter les associations dans leur quotidien
Planifier les rendez-vous des élus du chef de service en son absence
Réaliser des conventions, contrats
Réaliser des arrêtés
Trier, classer et archiver les documents
Gestion informatique des dossiers administratifs
Aisance rédactionnelle
Les « savoir-être »:
Capacité de travailler en équipe
Discrétion et confidentialité
Sens de l’organisation
Sens de l’écoute et du dialogue
Rigueur, autonomie, esprit d’initiative