Agent d’accueil / Secrétariat administratif du Service de Police Municipale
Tenir l’accueil de la Police Municipale
- Accueillir les administrés aux horaires d’ouverture du service ;
- Recevoir, physiquement, téléphoniquement ou par mail, leur demande et les consigner dans le logiciel métier ;
- Favoriser le traitement de leur demande et, le cas échéant, orienter ces administrés vers le service compétent ;
- Gérer la messagerie fonctionnelle, accuser réception des messages reçus et transférer les courriers électroniques vers le bon interlocuteur ;
- Tenir un outil de suivi et de mesure de l’activité d’accueil.
Assurer le secrétariat administratif du service de Police Municipale
- Assurer la remise à leur propriétaire des objets trouvés et consigner cette activité dans le logiciel métier. À défaut, organiser, dans le respect de la procédure, leur destruction ;
- Être l’interlocuteur / trice des différents intervenants (polices municipale et nationale,
fouriériste, propriétaires) dans le cadre d’une mise en fourrière automobile et favoriser la
restitution au propriétaire du véhicule ;
- Recevoir, diffuser et archiver les arrêtés municipaux susceptibles d’intéresser le service de police municipale notamment ceux relatifs à l’urbanisme ;
- Plus généralement, organiser l’archivage documentaire sous les formes physique et
dématérialisée afin de favoriser la consultation de ces documents par l’ensemble des agents du service ;
- Enregistrer les demandes formulées au titre des opérations tranquillité vacances et WE,
diffuser la liste des biens à surveiller au chef de service et consigner les passages réalisés ;
- Éditer et adresser les courriers rédigés par le service de Police Municipale et confiés par le Chef de Service ;
- Créer les fiches ATAL afin de solliciter l’intervention d’un Service Municipal notamment dans le cadre des dépôts sauvages d’ordures ;
- Gérer les dotations des agents du service de Police Municipale, suivre les stocks, préparer puis distribuer les commandes ;
- Mettre en forme les plannings conçus par le service de service ou les chefs de brigade ;
- Gérer les demandes de fournitures pour l’ensemble du service ;
- Relayer, au service des ressources humaines, les documents administratifs remis par les
agents (déclaration d’heures supplémentaires, arrêt maladie…) ;
- Participer, à la demande du chef de service, aux réunions hebdomadaires des encadrants et favoriser la transversalité de l’information
Savoir-être
- Respect de la hiérarchie ;
- Très bonne capacité d’écoute, de rigueur et de réactivité ;
- Discrétion professionnelle et sens aigu du Service Public ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Très bonne gestion des conflits ;
- Être force de proposition et ouvert au changement ;
- Ouverture à l’apprentissage de nouvelles connaissances ;
- Loyauté ;
- Forte disponibilité.
Compétences professionnelles attendues
- Excellente maitrise des outils informatiques (Pack Office, logiciels métiers) ;
- Connaissance des compétences du Policier Municipal, définies par les pouvoirs de Police du Maire et des textes en vigueur.