Assistant.e de Direction RH H/F
Il a pour objectif prioritaire de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.
En savoir plus sur le Cirad : www.cirad.fr
La DRH du CIRAD est composée de plus de 60 professionnels.elles du métier RH, intervenants sur 10 disciplines différentes. Dans leurs rôles, ils et elles sont partenaires des unités et des services, qu'ils/elles accompagnent dans toutes les composantes RH, collectives et individuelles.
Au sein de cette Direction, le poste d'assistant.e permet d'apporter l'appui administratif et logistique nécessaire à leur action.
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous contribuez à faire évoluer l'organisation de la gestion administrative et logistique au sein de la DRH.
- Vous participez à la réflexion et à l'évolution des besoins du collectif,
- Vous prenez en charge les dossiers et processus relevant de l'Assistante de Direction,
- Vous coordonnez l'ensemble de cette activité Admin et Logistique en impliquant d'autres assistantes
En étroite collaboration avec votre hiérarchie, vous aurez notamment en charge les activités suivantes :
Gestion et coordination des appuis à l'activité de la DRH
Animation des réunions au sein de la DRH : Vous avez en charge l'organisation de l'agenda de la Direction RH (organisation des dates et ordre du jour des réunions des responsables d'équipe, des comités RH, des plénières, des séminaires). Vous rédigez et assurez la diffusion des comptes-rendus.
Budget de fonctionnement de la DRH : Vous participez à l'élaboration et au suivi du budget (fonctionnement, investissement), et gérez les documents de suivis et d'interface avec la DCAF
Parc SI : vous gérez les allocations de matériel informatique
Achats : vous suivez les besoins et coordonnez la bonne réalisation du cycle de commande avec les autres assistantes
Vous proposez toute amélioration relative au mode de fonctionnement et à la gestion administrative.
Campagnes RH - dossiers spécifiques : vous assurez la rédaction de certains courriers ou notes, ainsi que de leur diffusion et suivi
Circulation des informations et Suivi des décisions
Vous veillez à la bonne circulation des informations, faites remonter les besoins et alertez sur les éventuels retards dans les échéances prévues.
Vous gérez l'organisation des contacts externes et l'agenda de la DRH en tenant compte des priorités
Vous participez à l'organisation et à la préparation et les déplacements et gérez les notes de frais
Vie collective
Dans ce collectif traditionnellement très exposé à de multiples sollicitations pour la résolution de nombreux dossiers, vous contribuez à la fluidité du travail, au partage de des informations et au soutien des équipes.
Nouveaux arrivants : Vous organisez avec chaque équipe l'arrivée et l'intégration de tout-e nouveau-nouvelle collaborateur-collaboratrice (pc, bureau, demande d'autorisations informatiques), en collaboration avec les autres assistantes.
Vous participez à un groupe de travail interne DRH visant à proposer des actions d'amélioration de la qualité de vie au travail
Bac +2 ou +3, ou une expérience équivalente et reconnue
Savoir-être
Aimer et savoir travailler en équipe/en réseau
Être organisé(e) et rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités
S'adapter aux évolutions (organisations, projets, nouvelles technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes)
Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)
Capacité d'animation de groupe de travail, capacité de coordination
Faire preuve d'initiative et être force de proposition
Avoir le sens du service et de la solution
Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
Savoir déceler et alerter en cas de situations sensibles et/ou sur les priorités
Faire preuve de résilience, réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise
Discrétion, sens de la confidentialité
Savoir
Maîtriser les techniques et outils administratifs dans son domaine d'activité
Apprendre et/ou connaître les bases de la réglementation générale et des procédures internes des domaines traités (gestion financière, ressources humaines)
Bonne maîtrise de l'orthographe
Savoir-faire
Gérer des interfaces et entretenir un réseau
Créer des outils pour faciliter l'activité de la Direction
Réaliser des notes, comptes - rendus de réunion
Aider à la bonne circulation des informations
Proposer des améliorations de procédures internes
S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)
Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit
Le poste est ouvert aux cadres et aux non cadres (avec un parcours d'accompagnement)