Agent d'accueil et administratif (h/f)
Au sein du Conservatoire à Rayonnement communal François-Joseph GOSSEC, sous l'autorité du Directeur et en binôme avec le second agent administratif, vous avez la charge de l'accueil et de l’assistanat administratif.
Missions Principales :
- Organisation et suivi de la scolarité des élèves,
- Accueil du public (physique et téléphonique),
- Organisation et suivi des plannings de cours et de salles,
- Planning des manifestations et de l’organisation administrative et pédagogique du conservatoire.
Organisation et suivi de la scolarité des élèves :
-Gestion et suivi des dossiers d’inscription et de réinscription des élèves,
- Saisie des dossiers dans le logiciel métier (Concerto…),
- Suivi des évaluations des élèves,
- Organisation des examens (internes),
- Présence au conseil des professeurs et rédaction des procès-verbaux pour les examens,
- Suivi et gestion des absences des élèves (cahier de présence et mise à jour dans le logiciel),
- Organisation et suivi des ateliers de découvertes instrumentales.
Accueil du public (physique et téléphonique) :
- Surveillance de l’entrée et sortie des élèves. Orienter, informer les élèves et les parents,
- Informer les élèves des absences de professeurs et inversement les professeurs des absences d’élèves,
- Réceptionner et transmettre les informations /documents nécessaires au bon fonctionnement du service,
- Accueil et information du public pour les manifestations extérieures.
Organisation et suivi des plannings de cours et de salles :
- Répertorier les demandes des professeurs, En lien avec la Direction,
- Préparer les plannings des cours à chaque rentrée,
- Vérifier la disponibilité de salle et réorganiser si besoin pour les reports de cours ou l’organisation des examens.
Planning des manifestations et de l’organisation administrative et pédagogique du conservatoire :
- Mettre à jour le planning des manifestations du conservatoire (auditions, concerts, master class, présentation des disciplines enseignées au conservatoire pour les scolaires),
- Planning des formations accueillies au Conservatoire,
- Elaboration et suivi du calendrier des réunions et des concertations,
- Elaboration et suivi du calendrier des examens internes (conseil des professeurs, examens…),
- Elaboration et suivi du calendrier des inscriptions et réinscriptions.
COMPETENCES REQUISES
Savoirs (connaissances) :
- Procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire (compétences) :
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacités rédactionnelles.
Savoir-être (Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste) :
- Sens du service public,
- Qualités relationnelles, travail en équipe,
- Rigueur, autonomie, sens des responsabilités,
- Intérêt pour le domaine artistique,
- Disponibilité.
Horaires/ Conditions d’exercice et contraintes :
Temps complet – 37h00/hebdomadaire
Horaires adaptés aux horaires d’ouverture de la structure, en alternance avec le second agent administratif
Semaine A (du lundi au vendredi) :
Lundi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30
Mardi : 14h00-20h00
Mercredi : 8h30-12h30 / 15h30-21h30
Jeudi : 14h00-20h00
Vendredi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30
Semaine B (du mardi au samedi) :
Mardi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30
Mercredi : 9h00-12h00 / 13h30-18h30
Jeudi : 13h00-19h00 / 20h00-21h30
Vendredi : 14h-20h00
Samedi : 8h30-12h30 / 13h30-17h30