Responsable administratif service technique H/F
Avec 56 résidences dans toute la France soit près de 6 200 chambres et studios meublés en gestion dont 3/4 en Île-de-France, l'association soutient l'activité économique des régions, et plus particulièrement dans les zones de forte tension immobilière.
Dans le cadre de vos fonctions et sous la responsabilité du Directeur Technique, vous aurez en charge, le management de l'équipe administrative du service technique et la gestion de trois entités différentes. Une partie Sinistre, une partie Achat et une partie Administratif Technique.
Vous serez l'interlocuteur administratif des services internes ainsi que des intervenants externes. Vous serez garant du respect des procédures mises en place, afin de garantir la sécurité des biens et des personnes sur l'ensemble du parc ainsi que la défense des intérêts de Parme dans le cadre de ses activités.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Management du service administratif du service technique
- Manager de 3 personnes, 2 assistantes administratives et 1 gestionnaire de contrats ;
- Réaliser les entretiens individuels de vos collaborateurs ;
Administratif technique
- Assurer la gestion et le suivi administratif des réclamations techniques ;
- Assurer la supervision des demandes et le suivi des devis ;
- S'assurer de la réalisation des bons de travaux et leur inscription dans les tableaux de suivi ;
- Organiser et superviser les demandes d'interventions de dépannages ;
- Coordonner les différents acteurs en étant en contact permanent avec les résidences, la direction, les fournisseurs et leurs sous-traitants ;
- Répertorier les registres de maintenance et de sécurité sur les résidences ;
- Veiller à la diversification des entreprises intervenantes ;
- Rechercher de nouvelles entreprises de prestation pour étoffer l'offre, notamment en province ;
- Tenir à jour et/ou créer des tableaux de bord de suivi ;
Sinistres
- Piloter et gérer les contrats et dossiers (DO-DDE-RC-MR etc…) ;
- Gérer les dépôts de plaintes pour le compte de l'Association ;
- Piloter la gestion de flux des demandes de sinistralités ;
- Piloter la gestion complète et le suivi des dossiers jusqu'à l'indemnisation complète et clôture du dossier ;
- Gérer les commandes de travaux, d'achats et toute la facturation liée aux dossiers sinistres ;
- Assurer l'interface avec le cabinet de courtage, les experts, les fournisseurs, les propriétaires et gestionnaires assurance ;
- Tenir à jour et/ou créer des tableaux de bord de suivi des sinistres ;
Achats
- Piloter et gérer la partie administrative des dossiers achats, des appels d'offres et de consultation ;
- Gérer et renouveler le cas échéant les différents contrats ;
- Assurer l'interface avec les services internes ;
- Tenir à jour et/ou créer des tableaux de bord de suivi des contrats ;
Des déplacements en Ile de France et en province sont à prévoir, notamment pour les rendez-vous d'expertises qui ne pourraient pas être assurés par les Gestionnaires Techniques.
De formation supérieure de type BTS Professions Immobilières option Achats ou Licence professionnelle (Bac +2 minimum), vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire. Vous maîtrisez les procédures achats. La connaissance de la gestion des sinistres et du droit des assurances serait un plus.
Doté d'un bon relationnel, vous communiquez aisément et avez un sens aigu du travail en équipe.
Enfin, vous êtes intègre, vous respectez les procédures, et êtes capable de négocier avec les intervenants externes.
L'Association vous propose :
- Un contrat 36H hebdomadaires permettant l'acquisition annuelle de 7 RTT
- 2 jours de télétravail par semaine
- Carte restaurant
- CSE (chèques vacances, chèques cadeaux)