Accueil Courrier - Responsable de cellule
En qualité de responsable de la cellule Accueil Courrier rattachée au service Intérieur,
vous serez en charge :
Management :
- Encadrer la cellule accueil et courrier
- Apporter les conseils et assistance nécessaire au traitement des situations
- Organiser les activités des agents en lien avec les demandes de la hiérarchie
- Coordonner les plannings Accueil, répartir les missions
- Animer les réunions d'équipe
- Contribuer à l'élaboration du planning des manifestations
Gestion administrative et financière :
- Assurer les missions transversales du service en lien avec le chef de service Intérieur
- Gérer le volet RH du service (Heures supplémentaires, congés, pointages, entretiens professionnels, astreintes, formations etc…)
- Réaliser et suivre les statistiques des activités du service Intérieur
- Assurer les missions de référent à la protection des données personnelles et de "facilitateurs métiers"
- Assurer la gestion de l'élimination des archives de la collectivité
- Relire et mettre en forme les rapports d'activités de la collectivité
- Préparer le budget de la cellule courrier et en effectuer le suivi de l'exécution
- Établir des tableaux de bord de suivi administratif et financier.
Gestion technique :
- Suivre les actions de réhabilitations et/ou travaux mis en œuvre par le service Bâtiments ayant un impact sur le fonctionnement de l'Hôtel du Département en lien avec le chef de service
- Piloter le système de vidéoprotection et le contrôle d'accès
- Contrôler les mises à disposition de l'ensemble des clefs du site Marbot
- Assurer le suivi des registres de sécurité du site
- Assurer en lien avec le chef de service le pilotage d'une évacuation des locaux dans le cadre d'une sécurité incendie
Former les agents du service à l'utilisation des logiciels de vidéoprotection et de gestion technique centralisée (chauffage et portails)
Activités complémentaires :
- Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Organisation des visites guidées et commentées du site Marbot
- Participer à la préparation de diverses manifestations (vins d'honneur, repas)
- Aider à la préparation des dossiers du Conseil départemental
- Mise à jour du logiciel de gestion des rapports et des délibérations
- Correspondant Hygiène et Sécurité*
APTITUDES ET CONNAISSANCES PARTICULIERES
Planifier, organiser et répartir la charge de travail
Prévenir et gérer les conflits
Maîtrise des techniques d'accueil
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Capacité d'adaptation, disponibilité et rigueur
Diagnostiquer un problème
Organiser l'activité et savoir prioriser
Organiser la circulation et le partage de l'information
Prévenir et gérer les conflits
Renseignements complémentaires : S'adresser à Madame la Chef du Service Emploi et Compétences au ( 05.55.93.71.94
Candidatures : avant le 17 mai 2024, lettre de motivation et CV actualisé adressés par mail à l'adresse électronique suivante : recrutement@correze.fr