ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (F/H)
Sous l’autorité de la responsable du service vie associative – Administration au sein de la Direction Vie Associative, Sports, Logistique, vous aurez en charge les missions suivantes :
Mission 1 : Accueil et gestion des usagers des équipements (associations, scolaires, entreprises, …)
- Accueillir le public, identifier sa demande, le renseigner
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traiter les demandes de locations et de mises à disposition de salles (option, validation, confirmation écrite)
- Encaissement des locations de salles
Mission 2 : Gestion des planifications
- Préparer et suivre les plannings des équipements (planification annuelle et ponctuelles, contrats de location, conventions)
- Gérer les contrôles d’accès
- Gestion des données associatives dans le portail des aides aux associations (référencement, annuaire)
Mission 3 : Gestion administrative des équipements sportifs, de loisirs et du matériel
- Statistiques, calcul des aides directes/indirectes, facturation, dotations collèges/lycées
- Préparer et suivre les évènements organisés par le service (palmarès sportif, forum des associations …)
Mission 4 : Participation au fonctionnement du service
- Suppléante de la régie location de salles/équipements
- Aide à l’organisation des manifestations (fiches logistiques, réservations de locaux/matériels, courriels …)
- Suivre les projets et les activités de la direction en collaboration avec la responsable de service
Activités occasionnelle du poste :
- Suivi des vins d’honneur et préparation des commandes
- Préparation de bons de commande
- Présence sur les évènements de la Direction (palmarès, forum …)
- Sens du service public et du travail en équipe, capacité d’adaptation et réactivité, sens de la communication (bonne transmission des informations)
- Rigueur et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique, connaissance Pack office, GED Alfresco, Planitech, Portail des aides aux associations (MGDIS), e-sedit, e-atal, security manager (contrôle d’accès)