Gestionnaire administratif.ve des moyens généraux H/F
Les objectifs du contrat de site et du contrat d'objectifs et de moyens de l'université se déclinent sur le plan de la stratégie immobilière autour de deux axes forts :
1/ Construire une carte universitaire répondant aux enjeux d'attractivité du territoire et de développement durable de l'université.
2/ Répondre à l'évolution des besoins des missions d'enseignement et de recherche et améliorer les conditions de travail. La direction du patrimoine immobilier a pour mission de répondre a ce double objectif et permettre ainsi à l'établissement de faire émerger des pôles identitaires, d'optimiser et améliorer la performance du patrimoine immobilier, et participer à l'adaptation des nouvelles pratiques pédagogiques et de recherche et aux besoins des usagers.
Pour cela, la DPI contribue aux besoins de locaux neufs, aux exigences de conservation en bon état de fonctionnement et de sécurité de l'existant ainsi qu'aux besoins d'adaptation et de développement des différents infrastructures immobilières ainsi qu'aux besoins dans le domaine des moyens généraux.
MISSIONS :
En qualité de gestionnaire, l'agent assure la mise en œuvre administrative, le suivi, le contrôle et l'alerte ainsi que le rôle de conseil auprès de la direction du service des différentes composantes sur les différentes prestations externalisées dont il a la charge. Les principaux contrats sur lesquels l'agent intervient sont le contrat d'entretien des espaces vert, 3D (dératisation, désinsectisation, désinfection) ainsi que le dépigeonnage, la convention tags, les solutions d'impressions (marché reprographie et copieurs) etc.
L'agent intervient sous l'autorité hiérarchique du chef de service et est positionné sous l'autorité fonctionnelle de l'adjoint aux moyens généraux.
ACTIVITE PRINCIPALES :
Gérer les marchés
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (admiratives, financière, ressources humaines)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, certificats administratifs..), les reproduire et les diffuser.
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Appliquer la réglementation imposées dans le domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers
Classer et archiver des documents
Suivre la bonne exécution des marchés conformément aux clauses contractuelles
Instruire les demandes de devis
Assurer un rôle d'alerte et de conseil
Participer à l'analyse des besoins de l'établissement