Gestionnaire des approvisionnements matériels et mobiliers et de l'Inventaire physique du Département (H/F) - Bar le Duc
1- Assurer la gestion administrative du Parc Mobilier et Matériel
- Collaborer, en lien avec le référent technique du Pôle Achats, au recensement des besoins au niveau de tous les Services et Directions
- Identifier dans un tableau de bord les demandes et les achats en fonctionnement et en investissement, en lien avec le référent technique
- Rechercher, si besoin, des devis pour les demandes d'achat de matériel et/ou mobilier, hors appel d'offre et établir les bons de commande en lien avec le référent technique
- Etablir, si besoin, les bons de commande issus du BPU des marchés publics en lien avec le référent technique
2- Planifier et gérer les commandes et les livraisons de mobilier et matériel
- Suivre les commandes et relancer si nécessaire les fournisseurs
- Planifier les dates de livraisons
- Planifier les installations avec les prestataires en fonction des contraintes des Directions et/ou services
- Procéder à l'affectation des codes barre sur le mobilier et matériel livrés sur sites
- Vérifier la conformité des livraisons et suivre les litiges si besoin
3- Assurer la gestion budgétaire et comptable des différentes acquisitions, en cas de besoin
- Vérifier la conformité des factures au vu des bons de commande et s'assurer du service fait
- Effectuer les paiements en respectant les procédures de marchés publics
- Renseigner les tableaux de bord de consommations par Direction et service
- Veiller au bon fonctionnement des matériels sous garantie du prestataire
- Assurer la maintenance du matériel médical des services de l'Enfance
4- Assurer la gestion de l'Inventaire physique du Département
- Procéder physiquement au récolement des inventaires mobiliers et matériels sur l'ensemble des sites de la collectivité
- Saisir les nouvelles acquisitions d'investissement sur le logiciel de l'inventaire physique et actualiser, si nécessaire, les changements d'affectation des mobiliers et matériels
- Poser les codes-barres sur les nouvelles acquisitions
- Etablir un lien régulier avec la Direction des Finances pour s'assurer de la concordance entre inventaire comptable et inventaire physique
- Etablir un lien régulier avec la Direction des Routes pour intégrer leurs achats de matériels techniques à l'inventaire physique
5- Participer, avec ses collègues à la tenue de la HOTLINE SAS et garantir la continuité de service, notamment sur les fonctions d'accueil et de courrier
- Au titre de la hotline, prendre les appels téléphoniques du service et effectuer les premières démarches d'urgence, si nécessaire
- Participer aux permanences de service
- En cas de besoin, assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers sur les sites De guise et Hôtel du Département
- En cas de besoin, procéder au traitement du courrier sur les sites Hôtel du Département et De Guise
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ATTENDUES :
Connaissances professionnelles : Organisation de la Collectivité, Principes fondamentaux de la commande publique, Finances publiques, Maîtrise des réglementations relatives notamment aux pièces et modalités de liquidation des marchés publics, Rédaction administrative et comptes-rendus Compétences professionnelles : Maitrise du Pack Office Microsoft, Outil "métier" Astre-GF, Savoir élaborer des tableaux de bord
Attitudes professionnelles : Autonomie dans l'organisation du travail, Capacité d’initiative, Capacité à prioriser, Qualités relationnelles, Travailler en équipe
CONDITIONS SPÉCIFIQUES : Permis B, Déplacements sur l'ensemble des sites de la collectivité. Port de charge possible
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire. Droits 25 jours de congés + jours RTT selon organisation du temps de travail. Possibilité de télétravail. CET monétisable. Tickets restaurant. Chèques vacances. Participation prévoyance. Participation aux frais de transports en commun. Amicale du personnel.