Assistant(e) de Coordination (H/F)
Au sein d'une Association d'Aide aux Familles, vous mettez en œuvre l'ensemble de la Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service administratif:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion des courriers entrants et sortants ;
- Réaliser des tâches administratives diverses, constituer notamment les dossiers permettant le suivi administratif de la prise en charge des interventions par les organismes concernés
- Contribuer à la rédaction et mettre en forme toutes les correspondances, les rapports, synthèses / comptes rendus de réunions internes
- Préparer administrativement les réunions internes : réunions de service, instances de la gouvernance ;
- Préparer, en amont des évènements, les dossiers nécessaires aux rendez-vous extérieurs assurés par la Direction
- Assurer l'archivage administratif ;
- Secrétariat de l'équipe de responsables de secteur : rédactions, enregistrements et gestion des courriers, publipostages, classements, archivages des courriers et dossiers AVS / TISF
- Contribuer à l'enregistrement informatique des données des familles AVS/TISF via le logiciel LANCELOT ;
- Transmission des fiches d'intervention DVH (Droits de visite et d'hébergement) aux services du CD59
- Contribuer à la gestion des plannings via le logiciel PERCEVAL ;
- Contribuer au suivi des modulations du temps de travail et informer les RS en cas de besoins ;
- Faire face aux imprévus et urgence avec pertinence et efficacité ;
- Transmettre les plannings aux familles et les prévenir en cas de modifications
- Contribuer à la gestion avec les fournisseurs et prestataires ;
- Gestion des commandes : fournitures administratives, denrées, etc ;
- Participer à la création et/ou l'actualisation des outils internes ;
- Participer, si nécessaire, aux différents groupes de travail de l'entité permettant d'améliorer les process
ARTICULATIONS INTERNES ET TRANSVERSALES
- Rendre compte à la direction de ses activités et des difficultés rencontrées ;
- L'Assistant(e) de Coordination doit aussi s'assurer d'une cohérence et continuité de service en se coordonnant avec ses collègues directs, notamment en cas d'absence ;
- Utiliser et participer à l'amélioration du paramétrage des logiciels métiers actuels et à venir.
Experience: 1 An(s) - en coordination
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Organiser, coordonner un événement,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Relayer de l'information
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.