Secrétaire administrative (H/F)
La/le secrétaire exerce les missions suivantes auprès du laboratoire de recherche et du pôle recherche et RI :
Gestion
- Exécuter des actes administratifs, recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure (courriers, agendas, messageries, appels, classements, suivi de dossiers.) ; assurer l'archivage dématérialisé et le partage des informations de la base des données
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Apporter un soutien administratif aux porteurs de projets
Communication
- Coordonner l'organisation des réunions de l'unité de recherche ; contribuer à la rédaction des comptes rendus des instances ; contribuer au rapport d'activité annuel
- Contribuer à l'organisation de séminaires de recherche, des colloques et des journées d'études ; assurer le contact permanent avec tous les services lors de l'organisation des événements scientifiques, notamment le service de la communication
- Publier des articles sur le site internet de l'INSEI et plus largement mettre en œuvre la communication et la diffusion des informations en interne et à l'externe pour le pôle recherche et RI et le laboratoire
Interfaces
- Coordonner son activité avec la gestionnaire financière.
- Participer à la consolidation des partenariats avec la chargée de mission « Rayonnement et partenariats ».
- Favoriser la coopération avec les services de la recherche et des relations internationales de Cergy-Paris Université et, plus largement, des établissements partenaires.
Connaissance, savoir :
- Connaissance des techniques de gestion administrative
- Connaissance des règles de gestion financière et comptable
- Maîtrise de l'anglais (niveau B2 minimum)
- Techniques de communication écrites et orales
Savoir-faire :
- Bureautique (niveau maîtrise)
- Compétences rédactionnelles
- Classement partagé physique et numérique, archivage institutionnel
- Sens de l'organisation, respect des délais, anticipation, gestion de aléas
Savoir être :
- Autonomie et polyvalence
- Travailler en équipe
- Sens de l'initiative et de la prise de responsabilité
- Discrétion et fortes qualités relationnelles
- Capacité organisationnelle
Pous postuler priere de nous faire parvenir : un CV et lettre de motivation,
Recrutement souhaité pour le 1/9/2024 (rentrée universitaire).
Une réponse sera donnée à toute quandidature. Après étude par le service RH, vous pourrez etre convié à un court entretien pour connaitre vos motivations pour ce poste .
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Langues: Anglais souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.