ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE RH
Accueil physique et téléphonique de l’unité RH
o Assurer l’accueil des agents.es et vacataires et de la DED
o Assurer la continuité de l’accueil général avec l’assistant.e de direction.
• Appui à l’unité RH sur le suivi administratif de la DED
o Saisir, mettre à jour et extraire les données sur le logiciel de planification et de gestion du temps de travail des agents des écoles en lien avec le.la gestionnaire RH et le.la suppléer au besoin
o Saisir, mettre à jour et extraire les données sur le logiciel de paie en lien avec la gestionnaire de carrière et paie et le.la suppléer au besoin
o Centraliser et transmettre à la DRH les heures supplémentaires effectuées par les agent.es
o Assurer le suivi des signatures des entretiens professionnels annuels
o Participer à l’actualisation des documents de communication
o Gérer et numériser les archives de la direction
• Appui aux services dans le suivi des agents.es
o Réceptionner les demandes de stages, suivre les conventions et les maîtres de stage
– Diffusion des offres d’emplois périscolaires sur les réseaux sociaux
– Participer aux campagnes de recrutement :
- Assurer le suivi des candidatures vacataires et l’organisation des jurys de recrutement
- Assurer le suivi des candidatures contractuelles
- Assurer la transmission des documents nécessaires à la réalisation des contrats de travail aux différents.es gestionnaires de carrière.
o Gérer la fourniture des vêtements de travail et EPI des agents.es, en lien avec l’unité logistique du service des installations scolaires :
- Identification des besoins
- Remise des vêtements aux nouveaux arrivants
- Centralisation des doléances des agents.es
• Connaissances
o Notions sur la mission éducative des communes
o Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, logiciel de planification Chronos)
• Savoir-faire
o Accueil du public
o Prise de note, mise en forme de documents
o Réalisation de courriers
• Savoir être et attitudes requises
o Ecoute et discrétion
o Organisation
o Autonomie
o Qualités relationnelles