Assistant(e) de Copropriétés H/F (H/F)
Immoval est une agence immobilière indépendante spécialiste du marché immobilier strasbourgeois. Nous sommes présents sur le territoire depuis le début des années 1970.
Ainsi, nous avons réussi à créer une forte notoriété sur ce secteur et avons pu développer notre savoir-faire sur l'ensemble des métiers de l'immobilier : achat, vente, location, gestion, syndic, bureaux, commerce.
Pour répondre aux besoins de notre clientèle, nous disposons de 5 adresses sur Strasbourg et sa périphérie.
Nous rejoindre c'est intégrer une agence réactive, formatrice, innovante et à l'écoute de ses collaborateurs et de sa clientèle.
Description du poste :
Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Copropriété pour rejoindre notre équipe dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée (CDI) dès que possible. Si vous êtes une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service client, cette opportunité pourrait vous intéresser.
Missions du poste :
En tant qu'Assistant(e) de Copropriété, vous serez responsable d'assister le principal de Copropriété dans la gestion quotidienne de son portefeuille.
Activités et tâches principales du poste :
- Accueillir physiquement et par téléphone les Copropriétaires, locataires et fournisseurs
- Gérer les sinistres (hors expertise) et les demandes de devis, ainsi que la transmission des devis acceptés
- Organiser l'agenda et gérer les courriers/courriels du principal de Copropriété
- Organiser les différentes réunions et documents spécifiques :
- Créer et envoyer les convocations des membres du Conseil Syndical
- Éditer la feuille de présence
- Mettre en forme l'ordre du jour de l'Assemblée Générale
- Réaliser les copies
- Mettre à jour le carnet d'entretien
- Établir le contrat de syndic
- Envoyer les procès-verbaux
- Former et intégrer les nouvelles assistantes
- Rédiger des circulaires et des notes de service
- Envoyer les ordres de services
- Mettre à jour les fiches propriétaires
- Envoyer le courrier de bienvenue aux nouveaux Copropriétaires
- Mettre à jour les fiches synthétiques des copropriétés
- Assurer l'archivage des documents (papier et numérique)
Cette liste de tâches n'est pas limitative.
Profil recherché :
- Vous êtes idéalement titulaire d'un BAC/ BAC+2 ou équivalent (BTS type Assistant(e) de Manager.)
- Vous avez une expérience de 2 années dans l'assistanat et si possible une première expérience dans l'immobilier.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière autonome
- Rigoureux(se), organisé(e) et capable de respecter les échéances
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gérer des réclamations et litiges,Accueil physique et gestion des appels,Gérer les sinistres
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Agences immobilières
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.