Assistant.e H/F
A travers son action et sa prise de décision, contribue à créer un contexte permettant aux équipes de se concentrer pleinement sur leurs objectifs tout en facilitant le lien entre les activités et les parties prenantes.
Your key missions:
1) Coordonner l’agenda et les déplacements (assistance - facilitation)
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Favoriser les rencontres nécessaires aux priorités du service / du (de la) directeur.rice
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Faciliter le rythme de réunion propice à la bonne atteinte des priorités du service / du (de la) directeur.rice
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Gérer les déplacements (voyages, visas)
2) Organiser événements, séminaires, team building (gestion de projets)
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Proposer des scenarios d’organisation, négocier les devis, mettre en œuvre la réalisation du projet
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Favoriser la fluidité logistique et le confort nécessaire aux participants (support logistique)
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Coordonner la consolidation des contenus et les interventions
3) Gérer les éléments administratifs (assistance)
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Coordonner les budgets de fonctionnement (consolidation de reporting et pilotage)
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Suivre les engagements de dépenses, la facturation, éventuellement notes de frais
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Consolider des éléments de reporting
4) Accompagner la mise en place de nouveaux outils et modes de travail (digital – agilité)
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Connaitre les nouveaux outils et usages mis en place dans l’organisation communs à l’ensemble des collaborateurs
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Faciliter l’appropriation par les salariés et favoriser l’intégration des nouveaux entrants
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Participer éventuellement aux étapes de tests des pilotes de nouveaux logiciels
5) Favoriser la cohésion dans le service (facilitation – communication)
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Favoriser les liens interpersonnels et interservices
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Favoriser le respect des modes de fonctionnement internes (procédures communes, intégration, chartes visuelles)
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Veiller à la circulation de l’information au service des missions du service
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Identifier et transmettre les « signaux faibles » au sein des équipes (ex : charge, dysfonctionnements, tensions)
6) Missions spécifiques
Gestion autonome de projet, gestion du parc automobile, gestion des relations sociales, gestion de catalogues, communication interne, coordination d’un pool d’assistantes, consolidation de données ..
Si vous vous reconnaissez dans la description ci-dessous, n’hésitez pas à postuler !
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Bac +2/3, vous parlez anglais et français
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Rigueur
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Capacité d’organisation
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Capacité d’anticipation
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Priorisation
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Esprit de synthèse
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Confidentialité
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Souplesse, flexibilité
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Ethique
Date de fin de publication :
Date prévisible d'embauche :
2024-07-01
Date de fin d'emploi envisagée :