Assistant.e administrative
Mission de secrétariat de la direction :
* Assurer le secrétariat de la direction,
* Centraliser et suivre les courriers entrants et sortants (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés, mise en forme),
* Suivre les agendas et le planning des congés,
* Organiser les réunions, assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
* Assurer le suivi des procédures en cours en lien avec les gestionnaires : publicité, état d'avancement des dossiers, questions des entreprises, etc....,
* Gérer la publication des données essentielles liées aux marchés publics
* Organiser les Commissions d'Appel d'Offres et éventuellement les conseils et bureaux municipaux en l'absence de l'assistante administrative Instances : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents
Mission d'assistance juridique :
* Compléter et mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités hors marchés du service : procédures juridiques (contentieux, référés, etc....) en lien avec la directrice,
* Assister la directrice sur le suivi des procédures contentieuses,
* Assurer le suivi des outils de pilotage d'ordre juridique.
Missions d'assistance :
* Assurer la suppléance de l'assistante Instances dans le cadre de la gestion administrative des instances, planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents relatifs aux instances et assurer un renfort en période de suractivité
* Participer et assurer l'archivage des dossiers marchés publics en lien avec le service archives.
- Être titulaire du Baccalauréat
- Expérience souhaitée dans le domaine de la Commande publique et/ou des affaires juridiques
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, PowerPoint, Outlook) indispensable
- Capacités rédactionnelles (prise de note, rédaction de comptes rendus)
- Notions juridiques de base
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- Rigueur et organisation,
- Autonomie et aptitudes à rendre compte,
- Capacité à planifier son travail, à prioriser et à respecter les délais,
- Aptitude à prendre des initiatives et à être force de proposition,
- Excellentes qualités relationnelles,
- Curiosité d'esprit et implication dans l'exécution des missions,
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.