Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Au sein du siège social de l'Association REALISE, vous aurez principalement en charge les missions suivantes :
- Travaux de secrétariat courant :
- Accueil physique et téléphonique / Traitement et orientation des demandes d'informations
- Enregistrement du courrier, rédaction de documents divers, gestion d'agendas, tenue de registres / Gestion électronique de documents (GED) : numérisation et archivage
- Gestion logistique : réservation et préparation des salles de réunion, commande de repas, .)
- Travaux administratifs divers pour la Direction générale et les directions fonctionnelles du siège
- Gestion des stocks et commandes de matériel, fournitures de bureau et produits d'hygiène
- Gestion administrative du personnel :
- Suivi des contrats de travail (tableau de suivi des nouveaux embauchés, accueil et veille à la signature des contrats, .)
- Participation à la gestion administrative de la mutuelle d'entreprise (constitution des dossiers « Mutuelle » des salariés, suivi des adhésions et des dispenses)
- Remise d'information aux nouveaux embauchés (règlement intérieur et contrat de prévoyance notamment)
- Préparation de convocations « formation » des salariés de l'Association
- Classement, archivage, courrier, traitement des appels téléphoniques
- Contribution au fonctionnement des instances représentatives du personnel : traitement administratif des ordres du jour, diffusion des invitations, archivage des PV.
Profil :
- Diplôme de niveau Bac +2 vivement souhaité
- Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, de l'orthographe et de la syntaxe (tests préalables à l'embauche)
- Très bon sens du relationnel et de l'organisation / Sens de la coopération et du travail en équipe
- Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel / Aptitude à la prise d'initiative
Rémunération : selon le cadre réglementaire fixé par la CCNT 66
Date de démarrage : 19 août 2024
Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à envoyer avant le 12 mai 2024
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Réaliser la gestion administrative du personnel,Archiver des dossiers et documents de référence,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.