Responsable du Guichet Unique (h/f)
4 agents polyvalents au guichet unique plus l’agent d’accueil de l’espace Victor Hugo
• Encadrer, gérer et animer l’équipe composée de 4 agents
• Planification des congés, des absences, des formations.
2/ Gestion des activités municipales du Guichet unique
• S’assurer de l’application des process d’inscription et d’encaissement.
• Suivre les campagnes d’inscription des activités municipales
• Établir les trains de facturations des activités et éditer les factures pour les activités péris.
3/ Gestion et suivi de régie recettes centralisée
• Contrôler les opérations comptables
• Produire les pièces justificatives
• Suivre au quotidien les recettes,
• Effectuer les virements des sommes perçues à la trésorerie
• Faire des dépôts des espèces à la poste, minimum 1 fois par mois maximum autant de fois que nécessaire, avant le montant d’encaisse en numéraire autorisé à conserver dans le temps imparti.
• Gérer les rejets de prélèvement et de chèques.
• Transmettre mensuellement les impayés des activités municipales au service financier afin de titrer
les familles.
4/ Élaboration et suivi des procédures administratives du Guichet unique
• Actualiser les procédures et les documents relatifs aux dossiers d’inscription.
Missions principales du poste
1/ Encadrement et gestion du personnel
4 agents polyvalents au guichet unique plus l’agent d’accueil de l’espace Victor Hugo
• Encadrer, gérer et animer l’équipe composée de 4 agents
• Planification des congés, des absences, des formations.
2/ Gestion des activités municipales du Guichet unique
• S’assurer de l’application des process d’inscription et d’encaissement.
• Suivre les campagnes d’inscription des activités municipales
• Établir les trains de facturations des activités et éditer les factures pour les activités péris.
3/ Gestion et suivi de régie recettes centralisée
• Contrôler les opérations comptables
• Produire les pièces justificatives
• Suivre au quotidien les recettes,
• Effectuer les virements des sommes perçues à la trésorerie
• Faire des dépôts des espèces à la poste, minimum 1 fois par mois maximum autant de fois que nécessaire, avant le montant d’encaisse en numéraire autorisé à conserver dans le temps imparti.
• Gérer les rejets de prélèvement et de chèques.
• Transmettre mensuellement les impayés des activités municipales au service financier afin de titrer
les familles.
4/ Elaboration et suivi des procédures administratives du Guichet unique
• Actualiser les procédures et les documents relatifs aux dossiers d’inscription.
Missions secondaires du poste
5/ Suivi statistique de l’activité
• Tableaux de bord définis pour l’accueil, les inscriptions et les encaissements
6/ Production de bilan d’activité, de compte rendu
• Communiquer et diffuser aux services concernés les données obtenues par le biais de plannings d’états récapitulatifs, extraction spécifique.
7/ Administrateur du logiciel AXEL NET
• Interlocutrice privilégiée de l’éditeur du progiciel, paramétrer les activités du logiciel métier et du portail familles.
8/ Suivi des demandes du portail famille
• Suivre au quotidien le traitement des demandes par courriels des administrés.
9/ Référent du bâtiment administratif de l’Espace Victor Hugo
• Renseigner ou compléter le registre de sécurité à chaque intervention de sécurité effectuée
• Vérification réglementaire des installations incendie.
Savoirs (connaissances) :
• Procédures administratives
• Activités et procédures communales
• Règles de fonctionnement et de gestion des régies
• Progiciel de gestion des activités municipales
• Outil bureautique
Savoir-faire et savoirs-êtres :
• Définition et amélioration des processus de gestion des activités
• Encadrement d’équipe et gestion du temps de travail
• Administration du progiciel de gestion des activités municipales
• Encadrement et responsabilités relatifs au fonctionnement des régies de recettes du Guichet unique
• Gestion des relations avec les administrés, l’ensemble des services communaux
• Reporting et tenu de tableau de bord
• Formations et diplômes requis :
• Gestion des situations d’agressivité dans l’accueil du public
• Gestion de régie de recettes
• Management d’équipe
• Rédaction des écrits administratifs