Assistant de direction (H/F)
Elle/il pourra être amené.e à remplacer sur certaines missions prioritaires ses collègues en situation d’absence.
Activités
Elle/Il assure notamment la tenue des agendas et l’organisation des déplacements des Directrices/Directeurs qu’elle/il assiste.
L’assistant.e de direction a la responsabilité de la préparation et de l’organisation des réunions dans son périmètre d’action. Elle/Il assure notamment :
• L’instruction des dossiers, la constitution et la synthèse des documents ou supports en vue de réunions, d’arbitrages et de décisions
• La rédaction des comptes rendus de réunions
• La logistique des réunions (invitations, suivi des inscriptions, réservation de salle, traiteur, …)
L’assistant.e de direction participe à l’aide à la décision et leur suivi. Elle/Il assure notamment :
• La proposition puis la conception et la mise en place des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs...)
• La production de synthèse de suivi de décisions et de bilans statistiques
• L’exploitation et l’alimentation des bases de données relatives à son domaine d'intervention
• L’organisation et le suivi des espaces de travail collaboratifs
Elle/il participe à l’organisation et à la préparation logistique des évènements, séminaires ou autres manifestations des Directrices et Directeurs, en coopération avec le pôle administratif auquel elle/il appartient.
Compétences
Savoirs généraux
• Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
Compétences linguistiques
• Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau II Expression écrite et orale : niveau II
Savoir-faire
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
• Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
• Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
• Utiliser les outils informatiques spécialisés
Savoir-être :
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs.
• Capacité à anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
Contexte de travail
Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie et science du système Terre.
Structuré autour des observatoires des sciences de l’Univers, et engagé dans des programmes nationaux et internationaux, l’INSU ouvre des pistes pour répondre aux grands défis scientifiques actuels de l’Univers et de la Terre. Les enjeux de ses recherches concernent notre vie sur la Planète (effets du changement climatique, solutions pour un développement durable, évaluation des énergies renouvelables, anticipation des risques naturels) mais aussi la formation et l’évolution de l’Univers.
L’assistant.e de direction est rattaché.e au Pôle Administratif de l’INSU. Le pôle, composé d’une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative, est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice Adjointe Administrative. Elle/Il effectue ses missions au bénéfice de l’ensemble de l’équipe de Direction et en étroite coopération avec les autres pôles de l’Institut, les directions du siège et les services de la délégation.
Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie et science du système Terre.
Structuré autour des observatoires des sciences de l’Univers, et engagé dans des programmes nationaux et internationaux, l’INSU ouvre des pistes pour répondre aux grands défis scientifiques actuels de l’Univers et de la Terre. Les enjeux de ses recherches concernent notre vie sur la Planète (effets du changement climatique, solutions pour un développement durable, évaluation des énergies renouvelables, anticipation des risques naturels) mais aussi la formation et l’évolution de l’Univers.
L’assistant.e de direction est rattaché.e au Pôle Administratif de l’INSU. Le pôle, composé d’une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative, est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice Adjointe Administrative. Elle/Il effectue ses missions au bénéfice de l’ensemble de l’équipe de Direction et en étroite coopération avec les autres pôles de l’Institut, les directions du siège et les services de la délégation.