GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF au sein du service des Affaires générales du Pôle des Solidarités - PT_00790
Apporter un appui administratif à la Direction Générale Adjointe
• Activités principales :
Gestion de la mission « centenaires » :
- Assurer le recensement annuel des centenaires Vosgiens auprès des EHPAD et des Mairies
- Organiser et coordonner les cérémonies de mise à l’honneur des centenaires.
- Solliciter les élus départementaux, locaux et les EHPAD afin de recueillir les éléments nécessaires à l’organisation des cérémonies
- Assurer la gestion des images personnalisées remises lors des cérémonies (calligraphie, signature par le Président du Conseil départemental, encadrement)
Gestion administrative :
- Construire et mettre en forme des documents (PowerPoints, courriers, notes…) pour la Direction Générale Adjointe
- Centraliser les demandes des directions du PDS et uniformiser les outils
- Assurer le suivi des courriers attribués dans XCONTACT et préparer les courriers de réponse
- Etre le lien privilégié pour l’ensemble des directions du PDS et la Direction de la Communication
- Assurer le binômage des assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe et de la direction de la Direction de l’Action Sociale Territoriale (DAST)
• Activités spécifiques :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique en cas d’absence de sa collègue
- Assurer la gestion de l’espace SharePoint de la Direction Générale Adjointe
DIPLOMES/QUALIFICATIONS NECESSAIRES
• Diplômes : BEP à BTS Métiers du secrétariat
• Expériences antérieures : en secrétariat