Secretaire Adminitratif H/F
TAGA Scientifique, spécialiste du recrutement et de la délégation de personnels scientifiques, recherche pour une société spécialisée dans la sécurité environnementale située dans le 60 un(e) Missions :
Rattaché(e) au directeur de la direction Sites et territoires, vous assurez les travaux de secrétariat, en particulier :
- Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs ;
- Diffusion du courrier ;
- Prise en charge des aspects logistiques (gestion et commandes de fournitures, accueil des nouveaux embauchés) ;
- Transformation et mise en forme de documents complexes, de rapports et de notes techniques ;
- Référencement, finalisation et envoi de documents ;
- Tenue à jour du classement et de l'archivage de dossiers techniques sous format papier et électronique (M-Files).
Vous assisterez les responsables des unités pour l'élaboration et la diffusion de l'information au sein de celles-ci :
- Mise en forme et diffusion de bulletin périodique d'information (ou compte-rendu de réunion) ;
- Organisation et planification de réunions et/ou d'événements, et gestion de la logistique associée ;
- Respect et suivi des délais dans la collecte de livrables ;
- Edition, diffusion et suivi des enquêtes de satisfaction client (taux de réponse) ;
- Mise à jour des documents qualité.
MISSION AU SEIN DE LA DIRECTION DE LA STRATEGIE, POLITIQUE SCIENTIFIQUE ET COMMUNICATION (50%)
Rattaché(e) au service formation, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Organisation et gestion des formations Intra-entreprise et pour les agents du Ministère de l'écologie ;
- Gestion des demandes d'inscription (enregistrement, confirmation d'inscription, convocation, suivi des dossiers de prérequis pour les formations certifiantes) ;
- Edition et gestion de l'ensemble des documents administratifs et réglementaires (conventions de formation, feuilles d'émargement, attestations de formation, certificats de réalisation) ;
- Interface avec les clients pour la gestion et le suivi des documents contractuels (conventions de formation, bons de commande, financements OPCO) ;
- Interface avec les formateurs et prestataires pour l'organisation des sessions, la mise à jour des supports de formation, le suivi des heures des intervenants externes ;
- Mise à jour des programmes de formation Ministère, suivi des dossiers de candidature des formations certifiantes, envoi des supports de formation ;
- Organisation des sessions de formation à distance et envoi des rendez-vous / Création, envoi et suivi des questionnaires d'évaluation / Mise à jour des plannings des formations.
Rémunération
2100 €
Salaire : 2100 €
Diplômé(e) Bac +2 en secrétariat, vous avez une expérience significative en tant que secrétaire. Vous disposez idéalement d'une expérience dans la formation au sein d'un environnement commercial.
Vous disposez des aptitudes suivantes :
- Maîtrise des outils bureautiques et professionnels (téléphone, messagerie) et notamment du Pack Office (Word, Excel) ;
- Orthographe fiable ;
- Organisation et rigueur ;
- Niveau d'anglais permettant de répondre au téléphone ;
- Sens de la discrétion et de la confidentialité ;
- Travail en équipe ;
- Fiabilité dans la tenue des engagements et des délais.