Chef du pôle « accueil, accompagnement et mobilités » et responsable du Welcome desk F/H
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 000 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, Santé et Sciences et Ingénierie qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Sorbonne Université est classée parmi les 80 premières universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education et QS et CWUR) et dispose d’un vaste réseau international. Elle est signataire de plus de 1 040 accords internationaux facultaires et inter-facultaires.
Les actions de coopération universitaire et scientifique développées par l’Université participent de la valorisation de la recherche et des savoir-faire français à l'étranger tout en promouvant le modèle académique et l’expertise qui font sa renommée.
Le poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
La DAIE est une direction de niveau inter-facultaire composée de quatre pôles : « accueil, accompagnement et mobilités », « coopération internationale et européenne », « Alliance 4EU+ » et « gestion administrative et financière ».
Elle est rattachée à la Direction générale des services adjointe « relations extérieures et partenariales » créée le 1er septembre 2023.
Interlocutrice privilégiée du vice-président aux relations internationales, partenariats territoriaux et socio-économiques et des conseillers dans son domaine de compétence, la DAIE concourt à la définition de la stratégie internationale et européenne de Sorbonne Université dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle en articulation avec les facultés de l’établissement.
Elle contribue au rayonnement et à l’attractivité de Sorbonne Université à travers le monde, notamment par la formalisation et le pilotage de partenariats stratégiques d’excellence avec des institutions étrangères.
Interface entre la gouvernance de l’université et les facultés, la DAIE assure des missions de pilotage, de coordination, de veille juridique et réglementaire, d’ingénierie de projets, de gestion de programmes et de gestion financière. Elle garantit la cohérence des actions à caractère international des facultés auxquelles elle apporte conseil et expertise, notamment dans le cadre du réseau métier et des groupes de travail qu’elle anime.
Localisation : Campus des Cordeliers, 15 rue de l’Ecole de Médecine 75006 Paris.
Fonctions : Cheffe ou chef du pôle « accueil, accompagnement et mobilités » et responsable du Welcome desk
Emploi-type : J2B45 - Chargé-e de la coopération internationale
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J - Gestion et pilotage
Contrat : CDD de trois ans renouvelable
Mission :
Sous l’autorité de la directrice de la DAIE, en articulation avec la gouvernance, les autres directions et les facultés de l’université, la cheffe ou le chef du pôle « accueil, accompagnement et mobilités » coordonne la mise en œuvre de la stratégie d'accueil et d'intégration institutionnelle des publics internationaux (étudiants et personnels).
Il/elle a pour mission prioritaire la création et le pilotage d’un Welcome desk inter-facultaire dans un objectif d’obtention des labels « Bienvenue en France » et « centre de services Euraxess ». Ce guichet unique d’accueil doit fournir un service de qualité en matière de renseignements, de démarches administratives et de soutien logistique pendant toutes les étapes liées à leur séjour en France, depuis leur demande initiale jusqu’à la fin de leur mobilité, en articulation avec l’ensemble des dispositifs proposés par l'Université.
Il/elle coordonne également la mise en œuvre des dispositifs de mobilité et l’attribution des financements afférents.
Il/elle assure le lien et la transversalité avec les activités des autres pôles de la DAIE, les directions inter-facultaires et les directions facultaires sur l’ensemble des questions relevant du périmètre de son pôle.
Il/elle assure l’encadrement hiérarchique et l’accompagnement quotidien des agents placés sous sa responsabilité.
Activités principales :
Encadrement et coordination d’équipe :
* Organiser l’activité de ses collaborateurs et s’assurer de l’exécution des missions dans le respect des délais et des règles administratives et financières
* Participer au recrutement, à l’intégration et à la formation de nouveaux collaborateurs
* Préparer et conduire les entretiens annuels d’évaluation et fixer les objectifs individuels
Pilotage stratégique, financier et technique :
* En étroite articulation avec sa direction, proposer une stratégie d’amélioration des conditions d’accueil des publics internationaux grâce à sa connaissance des textes règlementaires et des procédures concernant leur droit d’entrée et de séjour en France
* Élaborer le cadre-logique et le budget prévisionnel afférent à la création d’un guichet unique d’accueil inter-facultaire physique et à la création d’une plateforme de services en ligne complémentaire
* Maintenir et développer des relations partenariales de qualité sur son périmètre (préfectures, postes diplomatiques, Campus France…)
* Mobiliser son expertise au service des directions et services facultaires et interfacutaires : répondre aux questions règlementaires de formalités migratoires et de droit au séjour, accompagner les facultés sur les situations de leurs usagers…
* Coordonner les mobilités étudiantes et professionnelles sortantes mises en œuvre par les facultés, en collaboration avec les directions interfacultaires concernées
* Élaborer et assurer le suivi d’indicateurs dans son domaine d’activité
* Définir et mettre en œuvre des actions de capitalisation sur l’expérience acquise
Conduite de projets : oui
Encadrement : oui
Conditions particulières d'exercice :
* Déplacements ponctuels.
* 55 jours de congés (RTT incluses) pour une année complète à temps plein (38h hebdomadaires).
* Possibilité de télétravail.
* Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%.
* Complémentaire santé prise en charge mensuelle à hauteur de 15€.
* Subvention restauration collective.
Le profil idéal pour occuper cette fonction est celui d’une professionnelle reconnue ou d’un professionnel reconnu dans le domaine des affaires internationales et européennes, disposant d’une expérience réussie d’encadrement et en qualité de responsable équipe-projet.
Il est attendu un sens de l’initiative et une capacité à évoluer dans le poste en autonomie tout en rendant compte de son action.
La cheffe ou le chef du pôle « accueil, accompagnement et mobilités » doit disposer de connaissances concernant les enjeux de son domaine dans l’enseignement supérieur et la recherche, et être familier de la réglementation et des procédures concernant le droit d’entrée et de séjour en France des publics internationaux.
Il ou elle doit être en mesure de représenter l’établissement dans des négociations et l’animation de groupes de travail avec des interlocuteurs de haut niveau (représentants d’établissements d’enseignement supérieur, institutions gouvernementales et multilatérales, opérateurs de l’État…).
Connaissances :
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique en France.
* Connaissance de la réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle (p. ex. règles de rédaction des accords, conditions d’entrée et de séjour en France des publics internationaux...).
* Connaissance des acteurs institutionnels de référence (MESR, MEAE, Campus France, CPAM, préfectures de police…).
* Connaissance des dispositifs de mobilité internationales, des procédures spécifiques applicables et des financements mobilisables.
Compétences et expérience :
* Expérience confirmée en encadrement d’équipes.
* Expérience confirmée dans la conduite de projets : coordonner une équipe-projet, rédiger et mettre en œuvre un cahier des charges, concevoir et suivre un budget, concevoir et respecter des calendriers d’exécution, rédiger des rapports d’évaluation techniques et financiers.
* Capacité à établir des rapports, élaborer des tableaux de bord et à suivre et exploiter des indicateurs pour fournir des outils d'aide à la décision et au pilotage (opérationnels, managériaux, stratégiques).
* Aptitude à conduire des négociations, à mener des réunions et à prendre des décisions.
* Bon relationnel, capacité à dialoguer avec des interlocuteurs divers et à travailler avec des équipes multiculturelles.
* Capacité à transmettre des informations et rendre compte de ses activités.
* Capacités rédactionnelles augmentée d’une forte capacité à aller chercher l’information, à l’analyser, à la synthétiser et à la présenter avec clarté pour un public non averti.
* Adaptabilité, réactivité et anticipation.
* Sens de l'organisation, capacité à planifier et à travailler sous contraintes temporelles.
Systèmes d'information utilisés :
* Parfaite maîtrise des outils bureautiques et connaissance de logiciels de gestion de projets (p. ex. OpenProject).
Compétences linguistiques :
* Français (bilingue)
* Anglais (niveau C1 minimum)
* La connaissance d’une troisième langue serait un atout.
Formations et expérience professionnelle souhaitables :
* Niveau d’études minimum requis : Bac +5.
* Domaine de formation souhaitée : coopération/relations internationales.
* Niveau d’expérience requis : 6 ans minimum. Une expérience à l’international serait vivement appréciée.
Poste à pourvoir dès maintenant.