Secrétaire de Cabinet du Maire (h/f)
Au sein du Cabinet du Maire, la Commune recherche son futur Assistant de Direction dont les missions seront d'apporter une aide permanente à la direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de traitement et de suivi de dossiers transversaux relevant du Cabinet du Maire.
Votre rôle sera de :
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous de la Directrice de Cabinet ;
- Effectuer le suivi de certains rendez-vous du Maire et des élus ;
- Préparer et suivre les dossiers des bureaux municipaux, conseils de la majorité, etc ;
- Élaborer et suivre des dossiers administratifs ;
- Procéder à l'accueil téléphonique et physique du public (usagers, administrations, partenaires) ;
- Assurer l'interface entre les élus et les services ;
- Participer à l'élaboration du budget du service et effectuer son suivi (bons de commande, factures) ;
- Participer à l'organisation d'évènements pour la Commune (inaugurations, réceptions protocolaires, cérémonies commémoratives, etc) ;
- Veiller au respect des règles du protocole ;
- Effectuer un suivi spécifique de dossiers transversaux et à caractère politique.
Conditions de travail et moyens :
- Travail de bureau et en équipe ;
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la vie de la collectivité ;
- Très grande disponibilité vis-à-vis de l'équipe municipale et de la Directrice ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Tickets restaurant de 6 euros (dont 3,60 euros de participation employeur) ;
- Régime indemnitaire et 13ème mois ;
- Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.
Qualités professionnelles :
- Bac ou Niveau Bac secrétariat ;
- Organisation de la collectivité ;
- Contexte et enjeux de la collectivité et des autres collectivités notamment CASA ;
- Missions du service ;
- Fonctionnement et rôle d'un Cabinet et des services notamment du secrétariat général ;
- Environnement politique et juridique des collectivités ;
- Notions de budget d'une collectivité et de budget participatif ;
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Techniques de secrétariat (mises en forme, publipostage, etc) ;
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Tableaux de bords et outils de planification et suivi ;
- Principes rédactionnels du compte-rendu, de la note de synthèse ;
- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels internes) ;
- Établir une relation de confiance avec le Maire et l'équipe municipale ;
- Savoir travailler dans l'urgence et gérer les priorités.
Qualités requises :
- Sens du service public ;
- Fortes capacités d'adaptation, souplesse ;
- Être force de propositions ;
- Qualités relationnelles ;
- Autonomie et polyvalence ;
- Loyauté ;
- Qualités d'écoute et de communication ;
- Sens de l'organisation ;
- Disponibilité ;
- Capacité d'analyse et de synthèse.