Assistant-e administratif-ve
Relations professionnelles :
Relations avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres de service
Relations éventuelles avec la population
Savoir faire
Accueil physique et téléphonique
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d’urgence ou priorité
Rédiger des notes synthétiques
Planification et suivi
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Instruction des dossiers et application de procédures
Appliquer des procédures administratives
Renseigner des documents de suivi
Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Gérer l’archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Savoir faire
Compte-rendu d’activité
Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
Participer au travail de l’équipe et aux réunions
Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
Organiser le travail en transversalité (interservices)
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)
Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Savoirs
Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Procédures administratives
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse
Savoirs
Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
Organigramme de la collectivité
Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
Principes rédactionnels du compte-rendu
Règles et consignes de sécurité
Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
Faire preuve d’initiative
Faire preuve d’autonomie
Faire preuve de réactivité
Disposer d’une bonne aisance relationnelle
Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer