Un(e) Adjoint(e) à la Directrice des Moyens Administratifs et Vie des Quartiers
- Sécuriser et contrôler les procédures administratives et juridiques du service Etat Civil et Cimetières,
- Gérer les cimetières et contrôler leur fonctionnement dans le cadre de la législation funéraire,
- Assurer la tenue et la gestion des listes électorales, la préparation et l'organisation des scrutins,
- Organiser l'enquête annuelle de recensement et encadrer les agents recenseurs,
- Accompagner les enjeux de simplification et de dématérialisation des démarches administratives en lien avec l'e-administration (demandes en ligne, dépôts de formulaires...),
- Remplacer de la Directrice en son absence.
ACTIVITÉS :
En matière d'Etat civil :
- Appui au service Etat Civil en assurant la veille règlementaire, la mise en place de procédures, notamment grâce à l'optimisation de l'utilisation des logiciels métier,
- Remplacements ponctuels au service Etat Civil et permanences du samedi matin.
En matière de gestion des cimetières :
- Supervision de la vente, du renouvellement et de la facturation des concessions,
- Suivi et contrôle de l'état des sites en lien avec les agents qui y sont affectés,
- Mise en place d'une démarche efficiente de suivi des concessions échues, gestion des procédures d'exhumations administratives.
En tant que responsable élections :
- Mise à jour des listes électorales (Répertoire Electoral Unique) : inscriptions, modifications, radiations en lien avec l'Insee,
- Organisation des réunions de la Commission de contrôle des listes électorales,
- Organisation des différents scrutins,
- Mise en place du tirage au sort pour constituer la liste annuelle des jurés d'assises,
- Veille réglementaire et définition des procédures en lien avec les élections.
Activités transverses :
- Accompagnement des agents à l'utilisation et à l'optimisation des outils numériques,
- Etre force de proposition dans l'accompagnement des publics dans l'e administration et dans la simplification des démarches administratives.
Activités complémentaires :
- Gestion des débits de boissons.
- Soutien à la Directrice des Moyens Administratifs dans l'encadrement de l'équipe répartie en 4 unités (Accueil, Mairie de quartier - France Services, Etat-civil/Cimetières et Population/Elections), et remplacement sur certaines missions pendant son absence.
PROFIL :
- Grade du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux,
- Formation Bac + 3 juridique ou administratif,
- Expérience souhaitée dans un poste similaire,
- Bonne connaissance en droit électoral, en droit civil, en organisation de la Fonction Publique Territoriale et des procédures administratives et dans le domaine de la législation funéraire,
- Maîtrise de l'outil bureautique et des logiciels dédiés (MELODIE, REQUIEM, ADAGIO...),
- Qualités organisationnelles, méthode, rigueur, autonomie,
- Capacités managériales et qualités rédactionnelles.