Technicien en gestion administrative F/H
Activités principales
1. Suivi contractuel
• Remplir les Fiches Accord des contrats du laboratoire
• Alimenter, mettre à jour les tableaux de bord financier, faire des extractions dans les systèmes d'information.
2 Suivi évènementiel
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du laboratoire, des manifestations (conférences, réunions, séminaires, soutenance de thèse, …).
• Enregistrer les commandes et missions liées aux événements du laboratoire.
• Alimenter, mettre à jour les tableaux de suivi.
• Mise à jour site web du laboratoire.
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
3. Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité liée à l’établissement et au laboratoire
• Participer à la mise à jour et la diffusion des procédures du laboratoire (carnet d’accueil…)
• Contribuer à la rédaction des notes et des courriers administratifs.
• Recueillir, traiter et diffuser l'information aux membres du laboratoire,
• Participer à la réalisation de bilans d’activité.
• Alimenter, mettre à jour les tableaux de suivi.
Compétences opérationnelles
• Notions générales de la gestion financière et comptable
• Notions générales de la gestion des ressources humaines
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Mode de fonctionnement des administrations publiques
• Les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur
• Appliquer les procédures et dispositions réglementaires
• Identifier et gérer les priorités
• Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité et les logiciels courants (bases de données, tableur, traitement de texte…)
• Communiquer et rendre compte
• Travailler en équipe et au contact du public
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire-gestionnaire, relais RH…) et externes
Compétences comportementales
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de l'organisation
• Capacité d'écoute
• Confidentialité
Environnement du poste
Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l Ecole supérieure d électricité (Supélec).
CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.
CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l Ingénieur, en Sciences et Technologies de l Information et de la Communication et en Sciences de l Entreprise.
CentraleSupélec rassemble 4700 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants.
Ambitionnant de rester moteur au sein de l'université Paris-Saclay, 16eme rang au classement de Shanghai, et reconnue pour l'excellence de ses formations d ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.